Quy định về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT

Khi nào cần gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế? Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định như thế nào? Cách xử lý trước các trường hợp liên quan đến thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định như thế nào? Cùng iHOADON tìm hiểu về các thông tin về nghiệp vụ thông báo sai sót hóa đơn điện tử ngay trong bài viết dưới đây.

1. Thế nào là mẫu 04/SS-HĐĐT?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng để giúp cơ quan Thuế nhận biết được đơn vị đã xử lý hóa đơn sai sót nào và cập nhật trên hệ thống cơ quan thuế.

>>> Tải mẫu 04/SS-HĐĐT tại đây

Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn sai sót

2. Trường hợp nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế?

2.1. Các trường hợp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT

Khi nào bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót (Hủy hóa đơn sai sót)

- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai MST và các nội dung khác không sai sót (Giải trình)

- Trường hợp lập hóa đơn điện tử mới theo NĐ 123 thay thế cho hóa đơn đã phát hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP (Lập hóa đơn Thay thế)

- Trả lời thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế gửi đến đơn vị/tổ chức

- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 NĐ 123 sau đó có phát sinh về việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ (Hủy hóa đơn sai sót)

2.2. Trường hợp không bắt buộc phải mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế

Các trường hợp không bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123

3. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn sai sót

Quy định về thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn sai sót

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 2/8/2023 Cục Thuế Bình Phước - V/v nộp thông báo hoá đơn sai sót, thời hạn nộp thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế như sau:

• Đối với trường hợp người bán tự phát hiện sai sót:

Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế thì căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78 thì thời gian nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót.

Ví dụ: Nếu đơn vị lập hóa đơn vào tháng 6, đến tháng 7 đơn vị phát hiện hóa đơn có sai sót thì thời hạn để đơn vị gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 31/07 (nếu kê khai theo tháng) hoặc 30/09 (nếu kê khai thuế theo quý).

• Đối với trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan Thuế:

Trong trường hợp cơ quan Thuế qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót thì CQT sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT để đơn vị rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng.

Người nộp thuế tiếp nhận thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT do cơ quan Thuế gửi tới và trả lời theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo thời hạn được ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

4. Mức phạt chậm nộp Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT

Quy định về mức phạt chậm nộp Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (được đính chính bởi mục 2 Công văn 29/CP-KTTH ngày 21/01/2021 của Chính phủ) về trường hợp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế sẽ bị xử phạt theo mức sau:

5. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đã nộp thông báo sai sót hay chưa?

c

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử đã nộp thông báo sai sót hay chưa tại hoadondientu.gdt.gov.vn

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế hay chưa, người nộp thuế thực hiện theo các bước được hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu và nhấn “Tìm kiếm”

Điền đầy đủ các thông tin về:

- MST người bán

- Loại hóa đơn 

- Ký hiệu hóa đơn điện tử

- Số hóa đơn

- Tổng tiền thuế (không bắt buộc)

- Tổng tiền thanh toán (không bắt buộc)

- Mã xác thực capcha

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn điện tử sai sót

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiện dòng thông tin về Trạng thái xử lý hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn”.

Trong trường hợp thông tin hiện ra là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin cá nhân, tổ chức tìm kiếm” nghĩa là hóa đơn không tồn tại.

Trong trường hợp thông tin hiện ra là “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày… Tính chất…, lý do… Cơ quan thuế tiếp nhận. Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị Xóa/Hủy bỏ.” nghĩa là hóa đơn đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Ngoài cách truy cập vào Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế cũng có thể kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử sai sót trực tiếp tại phần mềm Hóa đơn điện tử.

6. Quy trình nhận phải hồi từ cơ quan Thuế về Thông báo hóa đơn có sai sót

Quy trình nhận phải hồi của cơ quan Thuế về Thông báo hóa đơn có sai sót

6.1. Cơ quan Thuế dùng Mẫu 01/TB-HDDSS thông báo/phản hồi

Cơ quan Thuế sử dụng Mẫu số 01/TB-HĐSS để thông báo tới đơn vị về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Theo đó, mẫu số 01/TB-HĐSS được quy định tại Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123 với nội dung như sau:

“Điều 1. Sửa đổi, bổ sung Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Ban hành kèm theo Nghị định này Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót theo Mẫu số 01/TB-HĐSS thay thế Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.”

6.2. Thời gian cơ quan thuế phản hồi về việc xử lý thông báo hóa đơn sai sót

Theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế thông báo về việc tiếp nhận và thông báo kết quả xử lý theo Mẫu 01/TB-HĐSS.”

6.3. Đơn vị nhận phản hồi của cơ quan Thuế về tình trạng tiếp nhận mẫu 04/SS-HĐĐT qua đâu?

Cách 1: Qua email của đơn vị (Là địa chỉ email mà đơn vị thiết lập để liên hệ với cơ quan Thuế)

Cách 2: Chủ động tra cứu và nhận kết quả tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Cách 3: Tự động tra cứu và nhận kết quả trên phần mềm Hóa đơn điện tử có tích hợp dữ liệu đồng bộ từ dữ liệu từ cơ quan Thuế.

Trên đây toàn bộ thông tin tìm hiểu về mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót theo quy định. Mẫu số 04/SS-HĐĐT là mẫu đơn được dùng phổ biến trong hóa đơn điện tử. Việc sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử sẽ giúp người nộp thuế xử lý hóa đơn sai sót dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm iHOADON ngay hôm nay để được thực hiện các nghiệm vụ hóa đơn, chứng từ đơn giản và tiện lợi.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

ThuongNTH