Hướng dẫn xử lý hóa đơn bị sai sót nhiều lần. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Trong quá trình người bán xuất hóa đơn điện tử bán hàng cho người mua sẽ không tránh khỏi những sai sót. Vậy cách xử lý hóa đơn bị sai sót thế nào? Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn bị sai sót nhiều lần chính xác nhất.

1. Hướng dẫn cách điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
 

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót, cụ thể từng trường hợp như sau:

- Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua:

+ Người bán thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới, ký số gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế.

+ Cơ quan thuế hủy hóa đơn có sai sót trên hệ thống

- Trường hợp hóa đơn điện tử (không phân biệt có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua

(1) Hóa đơn chỉ sai tên và địa chỉ của người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác:

+ Người bán thông báo với người mua về hóa đơn có sai sót

+ Không cần phải lập lại hóa đơn mới

+ Tiến hành gửi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót (Trừ trường hợp hóa đơn có sai sót không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu về cơ quan thuế)

(2) Hóa đơn sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế, hàng hóa ghi không đúng quy cách thì có thể chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử dưới đây:

Cách 1:

+ Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn có sai sót

+ Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung: “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Cách 2:

+ Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hóa đơn có sai sót

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế

+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót rồi gửi cho người mua nếu hóa đơn đó không có mã của cơ quan thuế.

Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán gửi hóa đơn cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

(3) Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn bị sai sót nhiều lần

Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót  đã xử lý theo hình thức điều chỉnh thì khi tiếp tục sai sót lại xử lý theo hình thức ban đầu

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn bị sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, hàng hóa ghi không đúng quy cách thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

- Lập hóa đơn điều chỉnh

- Lập hóa đơn thay thế

Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế hóa đơn nói trên nhưng sau đó lại tiếp tục phát hiện có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện lại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Ngoài ra, căn cứ theo điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương (+)), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm (-)) đúng với thực tế điều chỉnh.

Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 hướng dẫn hóa đơn điện tử như sau:

- Khi người bán chọn hình thức xử lý hóa đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì thực hiện giảm toàn bộ thông tin hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng với hàng hóa đúng.

- Khi người bán lựa chọn hình thức lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót thì người người bán lập hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

- Khi doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (Hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn ban đầu (Hóa đơn F1)nhưng lại tiếp tục phát hiện vẫn bị sai sót thì:

+ Trường hợp lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh (Hóa đơn F2) thay thế cho hóa đơn F1

+ Trường hợp chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1.

Tóm lại, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại tiếp tục phát hiện có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng thì thôi.

3. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Hóa đơn điều chỉnh không được hủy mà phải tiếp tục xử lý điều chỉnh sai sót cho đến khi đúng

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì người bán khi xử lý theo hình thức điều chỉnh nếu tiếp tục phát hiện có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực áp dụng theo hình thức xử lý ban đầu.

Tóm lại trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót sẽ không được hủy mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng thì thôi, cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót.

Trên đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn bị sai sót nhiều lần và cách xử lý cụ thể từng trường hợp hóa đơn có sai sót. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT