Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123 [Cập nhật]

Trường hợp hóa đơn sai sót

Căn cứ

Phương án xử lý

Quy trình xử lý

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế

- Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

- Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

- Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới.

- Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế

- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua

+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

+ Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.

+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

+ Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

+ Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Hủy hóa đơn đã lập

- Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập

- Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

- Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.

- Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.

- Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã), hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).

Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán

Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế

- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

- Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.

Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót

Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trong các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót

Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

- Trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

- Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT.