Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử để thuận tiện cho việc lưu trữ chứng từ kế toán. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì? Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của iHOADON nhé.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển. 

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc nhất định, có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật bên bán hàng.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử thuận tiện cho việc lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp đúng với quy định của Pháp luật.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Trường hợp nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

- Căn cứ pháp lý: 

+ Nghị định 123/2020/NĐ-CP

+ Thông tư 78/2021/TT-BTC

- Trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

“Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.”

Như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thành văn bản giấy trong các trường hợp:

+ Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ thanh tra, kiểm tra, truy thu thuế.

+ Cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra để phục vụ cho quá trình điều tra.

- Trường hợp không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bên cạnh các trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cũng có thể tự chuyển đổi hóa đơn nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. 

Một số trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nhu cầu:

+ Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm hàng hóa, phục vụ cho việc bán hàng

+ Khi khách hàng có yêu cầu để lưu trữ, đối chiếu

+ Lưu trữ thông tin phục vụ cho nghiệp vụ kế toán

3. Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang bản giấy

Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo những nguyên tắc sau đây:

- Nội dung hóa đơn chuyển đổi được giữ hoàn toàn nguyên vẹn so với bản gốc

- Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

- Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

4. Hóa đơn chuyển đổi có khác gì so với hóa đơn giấy thông thường

So sánh hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy thông thường

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022. 

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tra cứu, quản lý kê khai thuế thuận tiện, nhanh chóng hơn.

So với hóa đơn bản giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có những điểm khác biệt sau:

5. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Trong khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau đây:

- Chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện từ thành hóa đơn, chứng từ bản giấy cần đảm bảo sự trùng khớp về nội dung sau khi chuyển đổi

- Hóa đơn, chứng từ điện tử chuyển đổi sang bản giấy thì chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Hóa đơn chứng từ được chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.

Trên đây là tổng hợp về nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang bản giấy và những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn. Khách hàng có quan tâm đến hóa đơn điện tử inbox ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT