Hoá Đơn Điện Tử Có Cần Ký Và Đóng Dấu Không? Giải Đáp Chi Tiết Nhất Bởi Hoá Đơn Điện Tử iHOADON

Hóa đơn điện tử cần ký và đóng dấu như hóa đơn giấy hay không? Nếu có thì đóng dấu như thế nào mới được coi là hợp lệ, hợp pháp? Đây mà thắc mắc mà rất nhiều Kế toán và doanh nghiệp trăn trở. Cùng làm rõ vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé!

Hoá đơn điện tử có cần đóng dấu không?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo Thông tư số 32/2011-TT/BTC ban hành ngày 14/03/2011 được định nghĩa hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn gía trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn vé, thẻ...phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu cước vận tải quốc tế...hình thức và nội dúng lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

File lưu trữ dữ liệu thông tin hóa đơn và có giá trị pháp lý là file xml, bản thể hiện hóa đơn điện tử thường là bản PDF hoặc in ra giấy nhưng chỉ có ý nghĩa sử dụng cho việc lưu trữ, tra cứu tiện lợi mà không có giá trị pháp lý.

2. Hóa đơn điện tử cần đóng dấu và chữ ký của bên mua và bên bán không?

HĐ ĐT có cần chữ ký và đóng dấu bên mua và bên bán không?

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định:

- Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn của Thông tư này.

- Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

Với hình thức hóa đơn điện tử, chữ ký điện tử được xác định có tính chất pháp lý như chữ ký và dấu đỏ trên hóa đơn giấy. Khoản 1, Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về chữ ký điện tử của hóa đơn điện tử như sau:

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

- Một số trường hợp hoá đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.

Theo Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC:

- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có dấu của người bán, chữ ký người mua hàng trong các trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định của pháp luật.  

- Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức” Đơn vị tính”.

Như vậy, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của bên mua (tương ứng với chữ ký và con dấu bên mua) với thông tin về thời điểm xuất hóa đơn. Không nhất thiết phải có chữ ký của bên mua trên hóa đơn điện tử, ngoại trừ một số trường hợp bên mua là đơn vị kế toán không có hồ sơ chứng minh việc cung cấp hàng hóa hoặc thỏa thuận giữa hai bên.

Trên đây, iHOADON đã giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề Hoá đơn điện tử có cần ký và đóng dấu không. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp thuận tiện và dễ dàng trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp mình, tránh những rủi ro, sai phạm không đáng có.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

TrangPTH