Có bắt buộc phải đóng dấu đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử?

Năm 2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với đó doanh nghiệp phải đối mặt với một số vướng mắc đặc thù khi bắt đầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp vẫn sử dụng hoá đơn giấy phục vụ việc giao dịch ngân hàng, kho bạc hoặc là hồ sơ chứng minh hàng hoá lưu thông trên đường thì khi áp dụng hoá đơn điện tử sẽ áp dụng thế nào, có bắt buộc ký và đóng dấu trên hoá đơn điện tử chuyển đổi không?

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

1. Quy định về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19/07/2018 của Tổng cục Thuế:

• Về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 3 và Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiển thị HĐĐT.

Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 ngày 14/03/2011 của Bộ tài chính quy định  về nguyên tắc sử dụng HĐĐT:

“1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi  bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán hàng sang hệ thống của người mua; hoặc người  bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).”

Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi hóa đơn điện tử qua Email thì  bên bán xuất hoá đơn, ký số và gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng. Các yếu tố về yêu cầu kỹ thuật và điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn điện tử được hai bên tự thoả thuận với nhau. Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 nêu trên.

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

• Về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy quy định:

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định nêu tại khoản 2,3,4 Điều này và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

       Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn,  ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

       Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

Như vậy, hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hoá đơn giấy chỉ yêu cầu có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, dấu của người bán khi sử dụng với mục đích chứng minh nguồn gốc hàng hoá lưu thông trên đường.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu

Căn cứ theo Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/07/2018 của Tổng cục thuế

“Về tiêu thức chữ ký số điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Tổng cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Trường hợp Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu của hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng việt không dấu “tiep theo trang truoc – X/Y” ( trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Chi tiết tham khảo tư vấn hóa đơn điện tử:

Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam

Tổng đài 1900 6142 – phím 2

Email: ihoadon@efy.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/ihoadon/

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH