Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng quy định pháp lý

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ra đời và dần thay thế cho các hóa đơn giấy đang mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp cũng như khách hàng.Tuy nhiên, một số trường hợp đơn vị vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy để thực hiện một số công việc: chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với cơ quan chức năng (Theo TT số 32/2011 của BTC quy định); Thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT (Theo CV 3991/ BHX-TCKT) … Nhưng cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy như thế nào để hợp lệ, hợp pháp?

1. Nguyên tắc chuyển đổi từ Hoá đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi

Căn cứ quy định tại Điêu 12 Thông tư số  32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều này và phải có chữ kí đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

“Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều này.”

Như vậy, tuỳ vào mục đích chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy sẽ phải tuân theo những yêu cầu riêng biệt. Với việc phục vụ lưu trữ, hoá đơn điện tử chuyển đổi sẽ không cần chữ ký và dấu của người đại diện pháp luật công ty. Đồng thời Hoá đơn chuyển đổi phục vụ lưu trữ có thể được thực hiện ở cả 2 bên người bán và người mua hàng.

Điều kiện chuyển đổi:

HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của các Hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

Hoá đơn điện tử chuyển đổi khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định thì sẽ có tính chất pháp lý tương đương như hoá đơn giấy gốc. Đơn vị sử dụng đúng mục đích chuyển đổi của Hoá đơn điện tử theo quy định.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

Mẫu hóa đơn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy từ PM EFY-Ihoadon

2. Hoá đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Ngày 12/092018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP không còn quy định về hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT, nhưng Nghị định cũng cho phép tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy nhưng phải đảm bảo điều kiện:

- HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải đảm bảo sự trùng khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

- HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chi có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.

3. Mất hóa đơn chuyển đổi có bị xử phạt hay không?

Đây cũng là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc.Hiện nay chưa có quy định xử phạt về hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi. Trong trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử gốc bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file).

4. Trường hợp Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn đặt in, tự in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phục vụ mục đích luân chuyển, chứng minh hàng hoá phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc thù của mỗi tổ chức, doanh nghiệp, khi có văn bản đề nghị thì cơ quan thuế vẫn xem xét điều kiện cho phép đơn vị bỏ chỉ tiêu đóng dấu trên hoá đơn được in chuyển đổi.

In chuyển đổi được thao tác “ nhanh gọn”  chỉ bằng vài click chuột tại iHOADON

Không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON của EFY Việt Nam mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp giảm công việc, tăng hiệu quả cho công tác kế toán, điển hình như:

• Hỗ trợ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
• Tạo lập hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
• Hỗ trợ lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Quản ký gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email
• Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn điện tử.
• Đáp ứng nhu cầu xử lý nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BT

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

                                                                                                                                                                                                                                          EFY Việt Nam