Đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Bí quyết mà mọi kế toán cần biết

1. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn đã được Cơ quan Thuế chấp nhận theo Thông tư 32/2011/TT-BTC nên bạn hoàn toàn có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử bình thường bằng việc chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các văn bản sau:

- Quyết định của đơn vị khi đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (kèm theo mẫu hóa đơn)

Bạn in, ký đóng dấu và gửi 01 bộ hồ sơ giấy đến cơ quan Quản lý Thuế, đồng thời scan 01 bộ để nộp qua mạng bằng cách truy cập http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/home_public.jsp -> chọn mục Nộp tờ khai.

Có một cách đơn giản hơn là bạn chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được họ hỗ trợ toàn bộ thủ tục (lưu ý là cũng có nhà hỗ trợ tốt, có nhà không). Chỉ 02 ngày sau là bạn có thể phát hành được hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Phóng sự về iHOADON: https://www.youtube.com/watch?v=p6WAkxwVdBs

2. Xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Sau khi đã đăng ký hóa đơn điện tử thành công, để xuất hóa đơn điện tử bạn phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn cài đặt, thiết lập dữ liệu hàng hóa, dịch vụ, cập nhật danh mục khách hàng của doanh nghiệp bạn. Bạn cần có chữ ký số nữa để đăng ký và xuất hóa đơn điện tử là xong.

Trường hợp các doanh nghiệp có số lượng xuất hóa đơn lớn, có nhiều chi nhánh, văn phòng giao dịch ở khắp nơi cùng xuất hóa đơn, khi đó nhà cung cấp sẽ có thêm các giải pháp tư vấn đảm bảo phù hợp, bảo mật và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

3. Người mua nhận hóa đơn điện tử thế nào?

Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng hóa đơn điện tử thì khi bạn truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử và lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn sau khi lập xong sẽ được ký số và gửi đến email của người mua hàng (hóa đơn điện tử lúc này chính là 01 file hóa đơn trên máy tính).

Bên cạnh email, người mua cũng có thể truy cập vào 01 đường dẫn trên website công ty bạn hoặc website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tra cứu, tải file hóa đơn đã xuất cho mình.

4. Không có giấy tờ thì thanh quyết toán kiểu gì?

Có nhiều trường hợp người mua nhận hóa đơn điện tử thì không biết phải về quyết toán với kế toán của đơn vị thế nào? Nhiều đơn vị phải có chứng từ thanh toán với Kho bạc thì làm sao? Rồi khi báo cáo, quyết toán với Cơ quan Thuế thì lấy chứng từ chứng minh bằng cách nào?

Hóa đơn điện tử về bản chất không phải in ra mà chỉ cần gửi file hóa đơn điện tử cho kế toán, cơ quan quản lý hoặc kê khai trong các báo cáo là được. Tuy nhiên do hóa đơn điện tử còn mới, nhiều tổ chức, cá nhân chưa cập nhật đầy đủ nên vẫn yêu cầu phải có chứng từ giấy, do đó nếu đã áp dụng hóa đơn điện tử bạn có thể lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử chuyển đổi: tức là cho phép bạn chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy (trên hóa đơn in ra sẽ có dòng chữ “hóa đơn điện tử chuyển đổi”) sau đó chuyển cho người mua là OK (chưa yên tâm thì cộp cho cái dấu treo vào). Người mua sử dụng hóa đơn này về đơn vị làm các thủ tục thanh quyết toán như chứng từ giấy bình thường.

5. Áp dụng hóa đơn điện tử có mất nhiều chi phí không? Lợi ích thế nào so với hóa đơn giấy? Có rủi ro gì không?

- Áp dụng hóa đơn điện tử bạn sẽ mất phí dịch vụ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (trả hàng năm/hoặc trên số lượng hóa đơn xuất ra)

- Chi phí cho hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy. Với hóa đơn giấy bạn sẽ tốn chi phí mua hóa đơn, in ấn, lưu trữ, chuyển phát nhanh, nhân công lập và quản lý, … chưa kể rủi ro mất, cháy, hỏng; trong khi hóa đơn điện tử bạn chỉ phải trả chi phí thuê dịch vụ (đã bao gồm cả phần mềm và lưu trữ hóa đơn), đồng thời có thể giảm ½ nhân công xuất và quản lý hóa đơn, lại không lo mất, cháy, hỏng.

- Áp dụng hóa đơn điện tử có rủi ro gì không? Có thể có nếu bạn lựa chọn giải pháp cung cấp không phù hợp, nhà cung cấp không đảm bảo về hạ tầng lưu trữ (có thể bị mất dữ liệu), sản phẩm phần mềm không tốt sẽ dẫn đến xuất sai, xuất chậm hoặc bị gián đoạn trong quá trình xuất hóa đơn. Không Hỗ Trợ đăng ký các thủ tục với cơ quan thuế hoặc các mẫu báo cáo với cơ quan thuế theo quy định.

6. Điều kiện để doanh nghiệp bạn có thể đăng ký hóa đơn điện tử?

Có kinh doanh và xuất hóa đơn bán hàng cho người mua. Có đường truyền truy cập Internet và có chữ ký số của doanh nghiệp. (Toàn những yêu cầu cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng có)

Bạn nên biết rằng Chính phủ sẽ tiến tới xóa bỏ hoàn toàn hóa đơn giấy trong 1, 2 năm tới. Vì thế áp dụng hóa đơn điện tử càng sớm, doanh nghiệp bạn càng có lợi.

Bạn chỉ cần thực hiện 01 trong các cách sau:

ÐANG KÍ TÀI KHỎAN I-HOADON

- Email về efy@ihd.vn

- Liên hệ hotline 0911 876 902  hoặc tổng đài 19006142 bấm phím 2.

Mọi thủ tục sẽ được EFY Việt Nam hỗ trợ toàn bộ!

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: 0911.876.892

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: 0911.876.899

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

EFY Việt Nam