Quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn Kế toán cần lưu ý

Hiện nay, các cơ quan chức năng đã đưa ra nhiều quy định về việc sử dụng hóa đơn và khi áp dụng vào thực tế thì có rất nhiều điểm còn chưa rõ ràng. Trong đó, quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn là như thế nào? EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết nội dung này trong bài viết dưới đây

Quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

1. Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Theo quy định tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như sau:

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp đơn vị cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt sau dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

+ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.

- Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.

- Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu làm sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, thì các doanh nghiệp/ tổ chức phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

2. Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán Doanh nghiệp cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.

- Trường hợp 1: chữ số tận cùng là chữ số 1

• Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
• Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2

- Trường hợp 2: chữ số tận cùng là số 4

• Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
• Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2

- Trường hợp 3: chữ số tận cùng là số 5

• Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 (=0) hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau
• Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 hoặc nhỏ hơn hoặc bằng 9.

Cách viết số tự nhiên

• Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. người viết cần chú ý tuân theo thứ tự sau:
• Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé
• Xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị
• Viết số

Chú ý:

• Viết số theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng  hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
• Đảm bảo tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
• Cẩn thận viết chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, tránh viết sai chính tả.

Hiện nay có rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chẵn nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song viết thì cũng không hoàn toàn không sai,hóa đơn vẫn được coi  là hợp lệ. 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các quy định liên quan đến việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Kế toán cần lưu ý để viết đúng các nội dung được quy định trên hóa đơn bao gồm cả cách viết số tiền.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH