Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải biết

Đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy và muốn tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử? Đơn vị muốn tìm hiểu điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử? Hôm nay, EFY Việt Nam sẽ chia sẻ cùng bạn những thắc mắc trên.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

 - Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Lợi ích của hóa đơn điện tử - Tại sao nên doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EFY

Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử

1.Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Với các tiện ích truy xuất online khách hàng có thể chọn một trong những phương thức lưu trữ đa dạng như sau:

- Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS

- Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

- Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.

- Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan…

- Bên mua và bên bán lưu trữ hoá đơn bằng phương thức điện tử tại máy tính, máy chủ đơn vị, máy chủ nhà cung cấp và trực tuyến

2. Giảm chi phí lên đến 90%

Hoá đơn điện tử tiết kiệm chi phí

- Khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.

- Giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

3. An toàn, bảo mật đặc biệt chống làm giả hóa đơn

An toàn bảo mật khi sử dụng hoá đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm.

- Sử dụng hóa đơn điện tử EFY Việt Nam mọi doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

- Đặc biệt trên hoá đơn xác thực của EFY còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.

4. Lược bỏ quá trình làm báo cáo sử dụng hóa đơn

Trên phần mềm hóa đơn điện tử EFY sẽ tự động xuất ra một file .xml để khách hàng báo cáo gửi lên cơ quan thuế.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử