Doanh nghiệp cần lưu ý những gì về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử?

Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn và sử dụng hóa đơn để ghi nhận doanh thu của đơn vị. Vì vậy, quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn là kiến thức bắt buộc kế toán phải nắm rõ. Tuy nhiên, trong lộ trình chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp, kế toán còn nhiều vướng mắc dẫn đến việc sai phạm quy định, sai sót hóa đơn, và lúng túng trong các thao tác thực hiện xuất hóa đơn, áp dụng quy định ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử cho chính xác.

Bài viết dưới đây EFY Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp, kế toán nắm bắt được những quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử, những trường hợp ngày lập ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau có được coi là hợp lệ?

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử

Căn cứ pháp lý:

Thông tư số 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 của Chính phủ

1. Khái niệm về ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nêu rõ chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn là những nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử.

Ngày lập trên hóa đơn điện tử bán hàng hóa chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Ngày ký trên hóa đơn điện tử là ngày người bán thực hiện ký điện tử theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử (ngày lập hóa đơn điện tử)

Theo quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử với lĩnh vực xây dựng, xây lắp

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

+ Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng

+ Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 nên trên (thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa)

Chú ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

- Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với lĩnh vực xăng dầu

- Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than

- Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến căn cứ quy định khoản 1, Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Thời điểm ký hóa đơn điện tử (ngày ký hóa đơn điện tử)

- Ngày ký hóa đơn là thời điểm sau khi người dùng hoàn tất việc lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

3. Ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?

Ngày lập và ngày ký hoá đơn điện tử

Theo công văn 2535/TCT-CS ngày 24/06/2019, Tổng cục Thuế kết luận thời điểm lập hóa đơn điện tử và thời điểm ký số hóa đơn điện tử phải trùng nhau. Nếu hai ngày này khác nhau thì hóa đơn được coi là không hợp lệ và không đủ điều kiện để kê khai thuế.

Tuy nhiên trong thực tế, phát sinh một số vấn đề về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử:

- Chỉ có ngày lập, nhưng không có ngày ký hóa đơn điện tử.

- Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau, ngày ký duyệt muộn hơn ngày lập hóa đơn

Nguyên nhân của tình trạng này có thể do đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động mua bán diễn ra liên tục cả ngày cả đêm. Hóa đơn điện tử liên tục được xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử nên sẽ xảy ra tình trạng một số ít hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn do:

+ Hóa đơn điện tử được lập và gửi cho người mua vào trước 0h00 của ngày hôm sau.

+ Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 0h00 ngày hôm sau.

Trong trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập thì doanh nghiệp buộc phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp Thuế và hạch toán theo quy định.

Tại Công văn số 812/TCT- DNL, Tổng cục Thuế chấp nhận trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp vẫn căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

Như vậy, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử thông thường sẽ trùng nhau, tuy nhiên trong một số trường hợp thực tế mà có thể ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau. Do vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào ngày lập hóa đơn để hạch toán doanh thu và chi phí cho phù hợp.

Trên thực tế, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử phát sinh nhiều trường hợp liên quan đến ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ và thực hiện đúng quy định, tránh những sai sót, sai phạm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT