5 lưu ý quan trọng về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất 2025

Cụm từ được nhiều hộ kinh doanh tìm kiếm nhiều nhất thời gian gần đây chính là “Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền”. Vậy trong năm 2025, cần lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền? Cùng iHOADON tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có gì khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Loại hóa đơn này được khởi tạo trực tiếp từ thiết bị máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế có một số đặc điểm khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường:

- Không bắt buộc sử dụng chữ ký số: Các cá nhân và tổ chức sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền không cần thiết phải dùng chữ ký số. Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường bắt buộc phải kèm theo dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ.

- Yêu cầu mã số do cơ quan Thuế cấp: Khi lập HĐĐT từ máy tính tiền, bắt buộc phải đăng ký mã số do cơ quan Thuế cấp. Doanh nghiệp sẽ sử dụng dải mã số này trên hóa đơn và đảm bảo việc kết nối để truyền tải dữ liệu liên tục, nhanh chóng và chính xác tới cơ quan Thuế.

- Đặc điểm nhận dạng Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: HĐĐT từ máy tính tiền cần có các ký hiệu đặc biệt để dễ dàng nhận biết, phân biệt với các loại hóa đơn điện tử thông thường. Điều này giúp xác định rõ ràng nguồn gốc hóa đơn được khởi tạo/in từ hệ thống máy tính tiền.

Ký hiệu hóa đơn từ máy tính tiền chuẩn Thông tư 32/2025/TT-BTC

Theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ: ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện bằng một chữ số từ 1 đến 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC có quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự (chữ và số), thể hiện loại hóa đơn, năm lập và hình thức có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Cụ thể:

- Ký tự đầu (1 chữ cái):

+ C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế

+ K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

- Hai ký tự tiếp (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối năm dương lịch). Ví dụ: 2025 → 25

- Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng - Đối với Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ là chữ cái M.

- Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự xác định để quản lý mẫu hóa đơn. Nếu không có nhu cầu quản lý → dùng mặc định “YY”

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Mẫu hóa đơn từ máy tính tiền mới nhất 2025

Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Theo đó, việc quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ được áp dụng theo quy trình mới nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giám sát hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, một trong những hình thức đang được triển khai rộng trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.

Ví dụ: Tham khảo hóa đơn điện tử mẫu ở hình ảnh trên có ký hiệu 1C25M, thì chữ M thể hiện là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Quy định về nội dung trong hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ tại khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trong đó,  nội dung hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);

- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;

- Thời điểm lập hóa đơn;

- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định những đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)

- Ăn uống; nhà hàng; khách sạn;

- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;

- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).

Mong muốn hỗ trợ các hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký tư vấn hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhDN_TT