[GÓC HỎI ĐÁP] Tổng hợp những vướng mắc về Hoá đơn điện tử: Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử + Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử (PHẦN 1)

Nhằm hỗ trợ tháo gỡ những vướng mắc và khó khăn cho doanh nghiệp/đơn vị trong quá trình sử dụng hoá đơn, EFY Việt Nam xin được tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến các nội dung cơ bản về hoá đơn điện tử.

Các nội dung cơ bản về hoá đơn điện tử

Các nội dung cơ bản về hoá đơn điện tử 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (CQT) được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.

2. Có bao nhiêu hình thức đơn điện tử?

Trả lời:  

Có 3 hình thức hóa đơn điện tử gồm:

-  Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế,

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn như thế nào?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. 

4. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn là gì?

Trả lời:

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của CQT tạo ra và một chuỗi ký tự được CQT mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

5. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

6. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là hóa đơn như  thế nào?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế được in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

7. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với CQT phải đảm bảo nguyên tắc gì?

Trả lời:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Tra cứu được thông tin hóa đơn từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

8. Những doanh nghiệp nào được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Trả lời:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

9. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không?

Trả lời:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế  khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

10. Những doanh nghiệp nào được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Trả lời: 

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, bưu chính viễn thông, xăng dầu, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, tài chính tín dụng, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường biển và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT thì được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

11. Cơ sở hạ tầng CNTT như thế nào để được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT?

Trả lời:

Doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng về CNTT để thực hiện giao dịch với CQT bằng  phương tiện điện tử; có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến CQT

12. Đối tượng nào được đăng ký áp dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT?

Trả lời:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

13. Đối tượng nào nào được sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của CQT?

Trả lời:

Có 2 trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT không thu tiền gồm:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

14. Doanh nghiệp được sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của CQT trong bao lâu?

Trả lời:

Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng HĐĐT

Đăng ký sử dụng Hoá đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

15. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân phải làm gì?

Trả lời:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng HĐĐT cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT và đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

16. Trường hợp đã đăng ký sử dụng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhưng muốn thay đổi thông tin thì có được không?

Trả lời:

Trường hợp Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thay đổi đăng ký sử dụng HĐĐT thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh điền các nội dung thay đổi theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

17. Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải chờ bao lâu để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, CQT có trách nhiệm gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

18. Doanh nghiệp chúng tôi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không mã của CQT và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến CQT thì phải làm gì?

Trả lời:

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

19. Trong thời gian bao lâu thì doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế được cơ quan thuế thực hiện kết nối?

Trả lời:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến CQT được CQT ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT  thì cần phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối.

Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.

20. Doanh nghiệp nhận được thông báo của CQT về việc thực hiện kết nối nhưng doanh nghiệp chưa đáp ứng hạ tầng kỹ thuật hoặc việc kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công thì doanh nghiệp cần làm gì?

Trả lời:

Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày CQT gửi thông báo, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với CQT.

Trên đây là tổng hợp những vướng mắc thường gặp nhất của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123. EFY-iHOADON hy vọng rằng những giải đáp của chúng tôi sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ được những khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhanh hơn, dễ dàng hơn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

EFY Việt Nam