Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cách xử lý khi gặp sự cố về hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không còn xa lại với nhiều doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn cũng như cách xử lý khi hóa đơn gặp sự cố.

1. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1.1 Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh không phải trả tiền dịch vụ HĐĐT có mã của Cơ quan thuế

Bước 1: Doanh nghiệp sử dụng tài khoản được cấp khi đăng ký với Cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ.

Bước 2: Ký số hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn cho Cơ quan thuế cấp mã. Hệ thống sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi lại mã cho người gửi.

Bước 3: Doanh nghiệp gửi hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế cho khách hàng, người mua.

1.2 Doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT

Bước 1: Truy cập website của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Nếu sử dụng phần mềm iHOADON, truy cập: https://ihoadon.vn/), hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp để lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

Bước 2: Ký số hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để Cơ quan thuế cấp mã. Sau đó, tổng cục Thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả.

Bước 3: Gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế cho khách hàng.

2. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ qua thuế

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo điều 22, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm như sau:

(1) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp

Doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan quản lý thuế cung cấp tài khoản, mật khẩu để quản lý trực tiếp tài khoản, tiếp nhận thông tin và thực hiện trực tiếp các giao dịch với cơ quan Thuế.

Doanh nghiệp, đơn vị cần quản lý tốt mật khẩu của các tài khoản để tránh bị kẻ gian lợi dụng với mưu đồ bất chính nhằm mục đích trục lợi.

(2) Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ

Người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ có mã của cơ quan thuế sẽ tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng, dịch vụ và gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Chính vì thế mà người bán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính hợp pháp của hóa đơn đã lập.

(3) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế

Ngoài việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán còn có quyền lập hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Trong trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì họ phải có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế.

Người bán có thể gửi trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

(4) Trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn

Người bán hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn toàn bộ hóa đơn điện tử, đảm bảo an toàn về an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

(5) Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật

Người bán chấp hành sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Có thể thấy dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào thì người cung cấp dịch vụ, hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử luôn cần phải đảm bảo trách nhiệm của mình theo quy định của Pháp luật.

3. Xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các trường hợp sự cố hóa đơn có mã của cơ quan thuế và cách xử lý

Căn cứ theo điều 20 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các sự cố hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thường gặp phải là:

3.1 Không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với cơ quan thuế/ Tổ chức cung cấp dịch dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ

Trong thời gian đợi xử lý sự cố, người bán hàng hóa, dịch vụ nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng trực tiếp.

3.2 Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

- Đối với cơ quan thuế:

+ Thực hiện chuyển đổi sang hệ thống dự phòng và thống báo trên cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế.

+ Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử

+ Bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

+ Sau khi hệ thống được khắc phục, cần có thông báo lại đến các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng.

- Đối với doanh nghiệp:

+ Sử dụng hóa đơn điện tử được cấp mã của của tổ chức dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện đã được Tổng cục thuế ủy quyền cấp mã hóa đơn.

+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo mẫu số BC26/HĐG - Phụ lục IA và gửi đến cơ quan thuế chậm nhất trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế.

3.3 Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Nếu gặp phải lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử thì bên tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải:

+ Thông báo cho bên sử dụng dịch vụ của mình biết khi gặp sự cố

+ Phối hợp với Tổng cục thuế để được hỗ trợ kịp thời.

3.4 Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã

+ Tổng cục thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế

+ Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục thuế thông báo hệ thống đã hoạt động bình thường trở lại:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

+ Việc gửi dữ liệu đến cơ quan thuế sau hệ thống gặp lỗi kỹ thuật sẽ không bị xác định là hành vi gửi chậm dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Hướng dẫn cách lập, trách nhiệm và các xử lý khi gặp phải sự cố hóa đơn. Nếu còn bất kỳ thông tin thắc mắc gì, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT