[Quy định] Xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hóa đơn điện tử xăng dầu được nhà nước khuyến khích áp dụng chuyển đổi từ rất sớm. Việc sử dụng hóa đơn điện tử xăng dầu giúp cho đơn vị xăng dầu dễ dàng quản lý nghiệp vụ kế toán, chống thất thu thuế và đẩy mạnh chuyển đổi số hóa trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu.

1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu

1.1 Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu

Thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán cho khách hàng mua xăng tại cửa hàng.

Người bán xăng phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử khi bán cho khách hàng là các nhân kinh doanh, không kinh doanh, có thể tra cứu hóa đơn bất cứ khi nào cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

1.2 Nội dung của hóa đơn điện tử xăng dầu

Trong nhiều trường hợp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải đầy đủ nội dung

Hóa đơn điện tử xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải đầy đủ các thông tin trên hóa đơn như tên hóa đơn, số ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, địa chỉ, MST, SĐT người mua, chữ ký điện tử….

1.3 Truyền nhận dữ liệu lên cơ quan thuế

- (Điểm a.1, khoản 3, điều 22 nghị định 123) Trách nhiệm của người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Người bán xăng dầu tổng hợp tất cả các hóa đơn xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và được thực hiện ngay trong ngày.

- (Khoản 1 điều 58) Trách nhiệm chia sẻ, kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức sản xuất kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, vận tải hàng không… thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục thuế công bố.

- (Khoản 4 điều 6) Hóa đơn điện tử áp dụng cho một số trường hợp khác

+ Khi bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn theo điểm a.1, khoản 3 điều 22 tại nghị định 123

+ Khi người bán và người mua thỏa thuận để tạo thuận lợi cho quá trình lưu thông hàng hóa và tra cứu dữ liệu thì người bán lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung gửi cho người mua và gửi cho cơ quan thuế.

1.4 Xử lý sai sót hóa đơn

Đơn vị cung cấp xăng dầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế trong trường hợp:

- Chuyển đổi đầy đủ nội dung từng lần cho từng hóa đơn, áp dụng cho khách hàng có toàn bộ mã số thuế

- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn áp dụng cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh

- Chuyển đổi đầy đủ nội dung cho từng lần hóa đơn và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cho toàn bộ khách hàng có MST, thỏa thuận với người mua để thuận tiện cho việc tra cứu dữ liệu và lưu thông hàng hóa.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm hóa đơn điện tử

Cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trên phần mềm hóa đơn điện tử

Việc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu được áp dụng riêng cho từng trường hợp cụ thể.

2.1 Trường hợp chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

Áp dụng cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua

Lựa chọn tờ khai hóa đơn không có mã, lựa chọn phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:

- Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có đầy đủ ký hiệu

- Bước 2: Sau khi cơ quan thuế duyệt tờ khai thì xuất hóa đơn cho người mua như bình thường

- Bước 3: Ký số và thực hiện phát hành hóa đơn

- Bước 4: Chọn Gửi hóa đơn cho người mua và gửi cho cơ quan thuế theo quy định.

2.2 Trường hợp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Áp dụng cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh

Lựa chọn tờ khai hóa đơn không có mã, lựa chọn phương thức Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:

- Bước 1: Ghi nhật ký từng lần bán hàng

- Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu bán theo mặt hàng từng ngày

+ Chọn tham số gồm kỳ, loại bảng để lập bảng tổng hợp

+ Nhập dữ liệu vào file excel

+ Kiểm tra lại dữ liệu tổng hợp

+ Ký số và gửi đến cơ quan thuế.

2.3 Trường hợp chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Áp dụng cho toàn bộ khách hàng có mã số thuế, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc tra cứu dữ liệu và khách hàng là cá nhân không kinh doanh

Lựa chọn hình thức hóa đơn không có mã, phương thức gửi dữ liệu là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử:

- Bước 1: Ghi nhật ký từng lần bán hàng

- Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu bán theo mặt hàng thay từng ngày

+ Chọn tham số gồm kỳ, loại bảng để lập bảng tổng hợp

+ Nhập dữ liệu vào file excel

+ Kiểm tra lại dữ liệu tổng hợp

+ Ký số và gửi đến cơ quan thuế.

Trên đây là tổng hợp những quy định về hóa đơn điện tử xăng dầu theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các đơn vị kinh doanh xăng dầu cần nắm rõ để áp dụng cho đúng theo quy định của Pháp luật.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT