Hóa đơn thương mại điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã làm rõ quy định về loại hóa đơn áp dụng cho hoạt động xuất khẩu, tạo cơ sở pháp lý cho việc lập và chuyển dữ liệu bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Vậy hóa đơn thương mại điện tử cần đáp ứng điều kiện, nội dung gì và xử lý ra sao khi lập sai? Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ giải đáp chi tiết.

1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại điện tử phải đáp ứng nội dung theo Điều 10 của nghị định này cùng định dạng chuẩn dữ liệu quy định. Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thay thế.

2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn thương mại điện tử

Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn thương mại điện tử

Theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn thương mại điện tử có ký hiệu riêng để phân biệt với các loại hóa đơn điện tử khác. Ký hiệu mẫu số được quy định là số 7, dùng để nhận diện ngay trên chứng từ.

Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, được xác định theo cấu trúc: 

+ Ký tự thứ nhất là C hoặc K (C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn không có mã)

+ Hai ký tự tiếp theo thể hiện năm lập hóa đơn

+ Tiếp đến là chữ X, quy định riêng cho hóa đơn xuất khẩu dạng này

+ Hai ký tự cuối do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý, nếu không có nhu cầu riêng thì dùng YY. 

Ví dụ, ký hiệu "7K26XAB" thể hiện hóa đơn không có mã cơ quan thuế, lập năm 2026, với AB là mã quản lý nội bộ của doanh nghiệp.

3. Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử theo từng trường hợp

Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định khác nhau tùy vào hoạt động xuất khẩu hàng hóa hay cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

- Đối với xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật hải quan.

- Đối với cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng.

- Trường hợp hàng hóa giao nhiều lần hoặc dịch vụ bàn giao theo từng hạng mục, mỗi lần giao hàng, bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng, thay vì chờ hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn chung. 

- Riêng với một số dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn như thương mại điện tử, quảng cáo trên báo điện tử, công nghệ số, nền tảng số, logistics, viễn thông, bưu chính, chuyển phát, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

- Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, trung gian thanh toán phải đối soát dữ liệu kết nối, thời hạn lập hóa đơn chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử

Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn thương mại điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các nhóm thông tin: + Tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn

+ Thông tin người bán, người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh

+ Thông tin hàng hóa, dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và các thông tin về thuế GTGT)

+ Tổng số tiền thanh toán cùng các khoản chiết khấu, khuyến mại, phí, lệ phí nếu có

+ Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số

+ Chữ ký của người bán và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.

Tuy nhiên, theo Phụ lục về nội dung hóa đơn kèm theo nghị định này, loại hóa đơn xuất khẩu không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua, kể cả khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, hai bên có thỏa thuận và đáp ứng điều kiện kỹ thuật, hóa đơn vẫn có thể thể hiện chữ ký của cả hai bên theo thỏa thuận riêng.

5. Xử lý hóa đơn thương mại điện tử lập sai

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn thương mại điện tử có sai sót, người bán cần xác định đúng tính chất lỗi để xử lý phù hợp. 

+ Nếu chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn. 

+ Nếu sai các nội dung quan trọng như mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế, kèm nội dung ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn..." hoặc "Thay thế cho hóa đơn...".

Trước khi điều chỉnh, thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận; nếu người mua là cá nhân, chỉ cần thông báo. Riêng giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác được miễn lập văn bản thỏa thuận này. 

+ Trường hợp trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng nội dung của một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung, kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT. Nếu đã xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế mà vẫn tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý sau phải áp dụng cùng hình thức đã chọn ban đầu.

6. Mẫu số 01/TMĐT áp dụng từ ngày 01/7/2026

Mẫu số 01/TMĐT được ban hành tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Mẫu số 01/TMĐT được ban hành tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/7/2026 cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. 

Cần lưu ý, mẫu này không phải mẫu dành riêng cho hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử trong nước, mà áp dụng cho hoạt động xuất khẩu nói chung khi đủ điều kiện kỹ thuật theo quy định.

Hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn được pháp luật quy định áp dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ đúng đối tượng áp dụng, thời điểm lập, nội dung, ký hiệu cũng như cách xử lý khi lập sai để thực hiện đúng quy định từ ngày 01/7/2026.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT