Khi nào Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất theo thông tư 78

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều tình huống mà không biết xử lý hóa đơn như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? Các thủ tục tiến hành hủy hóa đơn ra sao? Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ giải đáp chi tiết nhất những vướng mắc trên.

Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

1. Biên bản hủy hóa đơn là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 10, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

"Hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng"

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.

Truy nhiên, cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần phải phân biệt các loại biên bản này để tránh nhầm lẫn. Cụ thể:

Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thục hiện thu hồi các hóa đơn bị sai khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần lập hóa đơn và phát hiện sai sót phải phải hủy bỏ.

Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?

Có rất nhiều người nhầm lẫn giữa 2 khái niệm là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn. Chúng ta cần làm rõ để phân biệt hai khái niệm này:

- Tiêu hủy hóa đơn: Là việc làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập, tham chiếu thông tin của hóa đơn đó. Tiêu hủy hóa đơn diễn ra khi hóa đơn đó hết thời hạn lưu trữ hóa đơn theo quy định của Pháp luật.

- Hủy hóa đơn: Là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin, vẫn có thể rà soát, tra cứu được. Quá trình hủy hóa đơn có thể diễn ra nhiều lần.

2. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là câu hỏi không ít kế toán đang vướng mắc.Có nhiều trương hợp cần thực hiện lập biên bản hủy hóa dơn điện tử. Ccas bạn có thể tham khảo các trường hợp dưới đây:

Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

2.1 Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Hóa đơn điện tử đã phát hành

Đối với trường hợp này, nếu như các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nữa thì sẽ phải thực hiện việc hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn dựa theo quy định pháp luật hiện hành: chậm nhất trong 30 ngày, tính từ thời điểm không còn sử dụng.

2.2 Trường hợp Doanh nghiệp thay đổi thông tin, chuyển cơ  quan thuế, đơn vị ngừng hoạt động…

Trường hợp Doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đơn vị, chuyển cơ quan thuế và không muốn sử dụng tiếp tục dải số hóa đơn từ cơ quan thuế cũ, hoặc đơn vị ngừng hoạt động thì thực hiện hủy số Hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.

2.3 Trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử

- Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua thì:

+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo việc hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn đã viết sai.

+ Người bán ập hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã hủy, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã.

- Trường hợp Hóa đơn điện tử được lập có phát hiện sai sót, đã giao cho người mua nhưng bên bán chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

+ Người bán thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử có ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên (người bán và người mua) và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.

+ Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để thực hiện hủy hóa đơn viết sai.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã hủy theo đúng quy định rồi gửi cho cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử được hủy doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2.4 Trường hợp Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán

Theo Luật Kế toán quy định, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong một thời hạn nhất định là 10 năm

Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép hủy hóa đơn.

Lưu ý:

• Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy
• Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo các hệ thống thông tin hoạt động bình thường
• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn giấy theo nội dung quy định tại Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính

Ngoài ra, đối với các hóa đơn điện tử đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì cũng phải thực hiện hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán

3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành quy định về biên bản hủy hóa đơn thì mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được áp dụng theo mẫu dưới đây:

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

>>> Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn: TẠI ĐÂY

Như vậy, trong bài viết này, EFY Việt Nam đã giải đáp cho các bạn nội dung khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mình. Còn điều gì vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫ, giải đáp chi tiết nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT