Hóa đơn điện tử gốc là gì? Phân biệt với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Thế nào là hóa đơn điện tử gốc? Làm sao để phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử? Trên thực tế không ít người kế toán đang hiểu nhầm giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Cùng iHOADON tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử gốc (HĐĐT gốc) là gì?

Thế nào là hóa đơn điện tử gốc?

Khi sử dụng hóa đơn giấy thường phân biệt hóa đơn gốc với các bản sao. Hóa đơn được hiểu là hóa đơn đỏ (VAT). Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử được áp dụng vào kinh doanh, sản xuất thì hóa đơn điện tử gốc mới xuất hiện. 

Như vậy, hóa đơn điện tử gốc là cách gọi của hóa đơn điện tử mà người bán lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán. Định dạng dữ liệu điện tử đang được sử dụng cho HĐĐT gốc là XML (eXtensible Markup Language). Định dạng này giúp hóa đơn điện tử gốc được ra có thể chia sẻ giữa các phần mềm, hệ thống CNTT dễ dàng. File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử gốc là định dạng XML, nhưng định dạng này không thể đọc bằng mắt thường mà được dùng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử. Các doanh nghiệp khi lưu trữ hóa đơn điện tử phải lưu đồng thời cả 02 định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file hóa đơn gốc chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử đó.

Trong một số trường hợp, để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh nguồn gốc xuất xứ,... bên mua và bên bán được phép chuyển đổi HĐĐT 1 lần sang hóa đơn giấy. Khi đó, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó.

Do vậy, để tiện quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giất. Các file PDF, HTML hoặc in bản giấy và có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem.

3. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Cách bản thể hiện của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử gốc

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro liên quan đến giao dịch và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn và chứng từ.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thể hiện HĐĐT gốc nên về nội dung và hình thức là giống nhau. Để có thể dễ dàng phân biệt 02 định dạng hóa đơn này, người ta quy định bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của HĐĐT khác nhau về mặt pháp lý. Bản hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý được sử dụng để làm căn cứ giao dịch, thanh toán, hạch toán, kiểm tra, thanh tra thuế… Trong khi đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi, ghi sổ chứ không có hiệu lực trong giao dịch, thanh toán.

Hiểu được hóa đơn điện tử gốc là gì và nắm rõ cách phân biệt 02 loại định dạng của hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp và người dùng tránh được các rủi ro khi giao dịch. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử dù không có giá trị pháp lý nhưng vẫn được lưu trữ và giúp người kế toán kiểm tra, đối chiếu dễ dàng, tiện lợi hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin tìm hiểu về hóa đơn điện tử gốc là gì và cách phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đọc đã nắm rõ thông tin và sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định. Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ đến iHOADON để được tư vấn trực tiếp nhé.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

ThuongNTH