Sử dụng hóa đơn điện tử - Nhu cầu không thể thiếu của doanh nghiệp

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Phần mềm điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử iHOADON - Nhu cầu cần thiết của Doanh nghiệp

2. Tại sao xuất hóa đơn điện tử là nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp?

Điều kiện xuất hóa đơn điện tử đơn giản, dễ thực hiện

Khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện các công đoạn chứng minh điều kiện doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục rườm rà. Trái lại, để xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

- Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

- Dễ dàng thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn và cách thức truyền, nhận hóa đơn điện tử.  

- Doanh nghiệp chỉ cần ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử rồi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn điện tử. 

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh gọn

Để được phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo hai bước sau:

- Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử (thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo mẫu số 1 trong phần phụ lục của Thông tư 32). Văn bản này sẽ được doanh nghiệp lập và chịu trách nhiệm cao nhất về văn bản thông báo.

- Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử

Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần khởi tạo hóa đơn điện tử bằng cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau đó, doanh nghiệp kí số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế là đã có thể phát hành hóa đơn điện tử.

Thông tin có thể bạn quan tâm:

Phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử.hóa đơn điện tử . Ngoài ra phần mềm iHOADON còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

EFY VIỆT NAM