[Cập nhật 2024] Xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty, sai địa chỉ công ty

Có rất nhiều trường hợp hóa đơn khi xuất ra bị sai sót. Người bán sẽ phải xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn bạn xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty, sai địa chỉ công ty chi tiết nhất.

1. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

Cách xử lý hóa đơn sai tên công ty, sai địa chỉ công ty

Khi xuất hóa đơn điện tử mà bị viết sai tên công ty thì phải xử lý thế nào?

Tùy theo từng trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty đã gửi cho người mua hay chưa mà có cách xử lý riêng. Cụ thể:

1.1 Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Khi người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị viết sai tên công ty mà chưa gửi cho người mua thì người bán cần xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Khi đó Cơ quan thuế sẽ  tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số và gửi lại lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót để gửi cho người mua.

1.2 Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và không sai các nội dung khác, đã gửi cho người mua

1.2.1 Nếu hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua (có mã của cơ quan thuế, sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế)

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn thay thế.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

1.2.2 Nếu hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty và đã gửi cho người mua

- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bị sai tên công ty nhưng không sai MST và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

+ Người bán và người mua tiến hành lập biên bản để hủy hóa đơn, lập lại hóa đơn mới, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh

+ Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán thực hiện lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

+ Tiếp theo chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế.

+ Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bị sai tên công ty nhưng không sai MST và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn thay thế.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

1.3 Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và các nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và có sai một số nội dung khác như MST, số tiền ghi trên hóa đơn, tiền thuế… có thể xử lý theo một trong hai cách sau đây:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

Người bán và người mua thỏa thuận về việc lập văn bản có sai sót. Sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Nếu điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-).

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp ở cách 1)

Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hóa đơn, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.

Lưu ý hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”

Sau đó người bán gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi mới gửi cho người mua.

1.4 Hóa đơn điện tử sai tên công ty, bị cơ quan thuế phát hiện

Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại sai sót.

Trong thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về hóa đơn điện tử có sai sót.

Khi hết thời hạn thông báo trên mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2. Nếu tiếp tục người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra và sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn bị ghi sai tên, địa chỉ công ty có được khấu trừ thuế?

Hóa đơn ghi sai tên công ty có được khấu trừ không

Căn cứ theo khoản 15, điều 14 Thông tư 219/2013 quy định về các trường hợp cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế VAT đầu vào bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT

+ Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

+ Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng tên, địa chỉ, MST của người mua

+ Hóa đơn chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn tẩy xóa, hóa đơn khống

+ Hóa đơn ghi giá trị hàng hóa không đúng với thực tế

Như vậy thì trường hợp hóa đơn ghi không đúng tên, địa chỉ công ty thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trên đây là những quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai tên, sai địa chỉ công ty. Người bán cần lưu ý để xử lý các trường hợp hóa đơn đơn điện tử có sai sót.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT