Trường hợp nào thì xuất hóa đơn thay thế? Quy trình xuất hóa đơn thay thế mới nhất

Việc xuất hóa đơn xảy ra sai sót trong hoạt động mua bán hàng hóa là không thể tránh khỏi. Tùy theo từng trường hợp mà người bán sẽ xuất hóa đơn thay thế để khắc phục sai sót. Vậy xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào? Tham khảo bài viết dưới đây của iHOADON để có thêm thông tin nhé.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn là loại chứng từ kế toán quan trọng được lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn là căn cứ quan trọng trong kê khai thuế và xác minh tính minh bạch của sổ sách kế toán.

Hóa đơn thay thế là một cách để xử lý hóa đơn lập ra có sai sót. Dù ở hình thức hóa đơn điện tử hay hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì việc lập hóa đơn thay thế cần phải được kiểm soát chặt chẽ theo quy định.

2. Trường hợp nào thì xuất hóa đơn thay thế?

Trường hợp nào thì được xuất hóa đơn thay thế

Căn cứ theo quy định tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế bao gồm:

(1) Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

Khi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót

- Tiến hành thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.

- Người bán xuất hóa đơn thay thế, thực hiện ký số gửi cơ quan Thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót đã lập.

- Gửi cho người mua hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót.

Cơ quan Thuế hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót

Lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót đã gửi cho người mua. Các trường hợp sai sót về nội dung gồm:

+ Sai sót về mã số thuế

+ Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn

+ Sai sót về thuế suất, tiền thuế

+ Sai sót về quy cách, chất lượng hàng hóa ghi không đúng trên hóa đơn

- Lúc này, người bán xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót

- Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và sau đó người bán lập hóa đơn thay thế.

- Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn thay thế

- Gửi cho người mua nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế rồi mới gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”

Ngoài việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

3. Quy trình xuất hóa đơn thay thế

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót

Quy trình xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đã lập được thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định được lỗi sai sót

Người bán xác định cụ thể lỗi sai sót trên hóa đơn là gì? Mức độ nghiêm trọng của sai sót.

Bước 2: Tiến hành thỏa thuận với người mua

Người bán trao đổi với người mua để thống nhất phương án xử lý và lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót nếu có.

Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế

Người bán thực hiện xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thông qua phần mềm hóa đơn điện tử

Bước 4: Gửi cho cơ quan thuế/ Người mua

Người bán gửi hóa đơn thay thế cho cơ quan Thuế để được cấp mã (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế) rồi sau đó gửi cho người mua. Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế thì sau khi lập hóa đơn thay thế có thể gửi trực tiếp luôn cho người mua.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Người bán lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận, sổ hủy hóa đơn theo quy định của Pháp luật.

Trên đây là tổng hợp các trường hợp xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót và trình tự xử lý hóa đơn thay thế. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các kế toán xử lý chính xác hơn, tránh những rủi ro sau này từ hóa đơn có sai sót.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT