Hướng dẫn Doanh nghiệp Xuất hóa đơn trả lại hàng cho người bán

Nhận hàng mua phát hiện hàng bị lỗi, kém chất lượng, không đúng quy cách nên phải xuất trả lại người bán toàn bộ hay một phần hàng hóa thì xử lý như nào? Có phải lập hóa đơn không? là vẫn đề mà người bán quan tâm. Đặc biệt vấn đề này còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế của bên bán. Trong phạm vi bài viết này, iHOADON sẽ hướng dẫn các các kế toán và doanh nghiệp cách xuất hóa đơn trả lại hàng đã mua cho người bán.

Xuất hóa đơn trả lại hàng cho người bán

1. Quy định liên quan đến lập hóa đơn hàng bán trả lại

Căn cứ theo khoản 2.8 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài Chính quy định hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một số trường hợp:

- “Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa và người bán đã xuất hóa đơn, người mua cũng đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa có lỗi không đúng quy cách, chất lượng và trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, thì khi xuất hàng trả lại cho người bán, đơn vị phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)”

- “Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi các loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán”.

Căn cứ theo quy định nêu trên, sẽ có 2 trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Nếu bên mua hàng là đối tượng không có hóa đơn (người mua là cá nhân)

- Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:

+ Khi trả lại hành hóa, hai bên phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

- Đối với trường hợp trả lại một phần hàng hóa:

+ Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn ban đầu và nhận số hàng bị trả lại, bên bán thực hiện xuất hóa đơn mới cho số hàng mà thực tế người mua chấp nhận mua.

 Trường hợp 2: Nếu bên mua hàng là đối tượng có thể xuất hóa đơn (người mua là tổ chức, doanh nghiệp):

- Khi trả lại hàng, hai bên cần phải lập biên bản trả lại hàng (ghi rõ số lượng, giá trị hàng trả lại) và người mua phải viết hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và lý do hàng trả lại

Ví dụ: Ngày 25/03/2021 công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam có mua 05 chiếc máy in Canon trị giá 2.000.000 VNĐ/ chiếc của công ty ABC, đến ngày 05/04/2021 thì công ty EFY phát hiện ra bị lỗi, công ty EFY tiến hành trả hàng cho công ty ABC.

Công ty EFY tiến hành xuất hóa đơn như sau:

Hóa đơn trả lại hàng

2. Cách xử lý hóa đơn bị thu hồi (người bán thu hồi hóa đơn do hàng bị trả lại)

Xử lý hóa đơn bị thu hồi

Theo nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 20 của thông tư 39/2014/TT-BTC, xử lý hóa đơn đã lập do người mua trả lại hàng hóa như sau:

- Trường hợp hóa đơn đã nhưng chưa giao cho người mua, phát hiện hóa đơn lập sai (do hàng hóa xuất bán bị trả lại), người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó có sai sót (do hàng hóa xuất bán bị trả lại) thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Hướng dẫn kê khai thuế đối với hàng hóa bị trả lại

Căn cứ theo hóa đơn trả lại hàng cho người bán hoặc hóa đơn điều chỉnh, bên bán thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn phát sinh điều chỉnh

Bên bán (bên bị trả hàng hóa): trừ vào các chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ bán ra theo mức thuế suất ở các chỉ tiêu [29] đến [33] tương ứng với giá trị của hóa đơn trả lại

Bên mua (bên trả lại hàng hóa): trừ vào các chỉ tiêu mua vào ở các chỉ tiêu [23] đến [25] tương ứng với giá trị của hóa đơn trả lại

Ví dụ: Ngày 25/03/2021, Công ty ABC bán 01 cái máy in cho Công ty EFY Việt Nam và xuất hóa đơn số 0000515, ký hiêu CG/18P, đơn giá 8.000.000 vnđ/cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ. Và hai bên đã kê khai thuế vào quý 01/2021

Nhưng đến ngày 10/04/2021 Công ty EFY Việt Nam xuất hóa đơn trả lại hàng cho Công ty ABC vì hàng lỗi không đạt chất lượng. Hóa đơn hàng bán trả lại là hóa đơn số 0000123, ký hiệu TD/17P với đơn giá 8.000.000 vnđ/ cái, thuế suất GTGT 10% là 800.000 vnđ.

Cách xử lý:

** Kê khai hóa đơn trả lại hàng vào kỳ hiện tại là quý 02/2021

- Nếu trong kỳ phát sinh 1 hóa đơn:

+ Bên bán (Công ty ABC): kê khai âm vào chỉ tiêu [32] là - 8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [33] là - 800.000 vnđ

+ Bên mua (Công ty EFY Việt Nam): kê khai âm vào chỉ tiêu [23] là – 8.000.000 vnđ, chỉ tiêu [24], [25] là -800.000 vnđ

- Trường hợp nếu trong kỳ phát sinh nhiều hóa đơn, thì lấy tổng số liệu kê khai trừ đi giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT tương ứng với hóa đơn trả lại hàng

+ Bên bán (Công ty ABC): phát sinh thêm 02 tờ hóa đơn đầu ra với tổng giá trị là 30.000.000vnđ, thuế VAT là 3.000.000 vnđ thì:

• Tại chỉ tiêu [32]: 30.000.000 – 8.000.000 = 22.000.000 vnđ
• Tại chỉ tiêu [33]:  3.000.000 – 800.000 =   2.200.000

+ Bên mua (Công ty EFY Việt Nam): phát sinh thêm 03 tờ hóa đơn đầu vào với tổng giá trị là 40.000.000vnd, thuế VAT là 4.000.000 vnđ thì:

• Tại chỉ tiêu [23]: 40.000.000 – 8.000.000 = 32.000.000
• Tại chỉ tiêu [24]:  4.000.000 – 800.000 =   3.200.000
• Tại chỉ tiêu [25]:  4.000.000 – 800.000 =   3.200.000

Như vậy, qua bài viết này chắc hẳn các bạn đã nắm được cách xử lý, cách lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán khi hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng, không đúng quy cách. Từ đó tránh được những sai phạm không đáng có trong việc kê khai hóa đơn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

TrangPTH