Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất năm 2024

05/09/2024 11:55:22

Kiểm kê hàng hóa tồn kho là công đoạn quan trọng và thường xuyên để kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ cập nhập mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất. Cùng tham khảo nhé.

1. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một loại văn bản quan trọng do kế toán, thủ kho hoặc những người có liên quan lập ra nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa còn trong kho tại thời điểm kiểm kê hàng hóa.

Biên bản kiểm kê hàng hóa là chứng từ bắt buộc nhằm xác định giá trị thực tế hàng tồn kho của doanh nghiệp tại 1 thời điểm cụ thể. Nhờ đó biên bản tồn kho dùng để làm căn cứ đối chiếu với số liệu của kế toán. Nếu có sai lệch thì kế toán phải tiến hành xử lý, điều chỉnh.

Kiểm kê hàng tồn kho đem lại nhiều lợi ích:

- Doanh nghiệp nắm chính xác dược số lượng, chất lượng của các loại hàng hóa trong kho để có phương pháp giải quyết kịp thời.

- Giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Từ đó phòng ngừa được việc sai sót hay gian lận trong quản lý kho.

- Chốt sổ hàng hóa, vật tư tại thời điểm kiểm kê để tính giá thành của sản phẩm.

2. Vai trò của việc lập biên bản kiểm kê kho

Kiểm kê kho giúp doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa thực tế tồn kho

Biên bản kiểm kê kho có vai trò quan trọng, giúp xác định được số lượng thực tế của hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Dưới đây là vai trò của biên bản kiểm kê kho

- Xác nhận số lượng và giá trị của hàng hóa tồn kho: Số liệu trong hệ thống kho đảm bảo chính xác tại một thời điểm cụ thể.

- Kiểm tra chênh lệch giữa thực tế và trên hệ thống để đưa ra các biện pháp khắc phục.

- Cập nhật hệ thống quản lý kho chính xác nhất tại thời điểm kiểm kê

- Giảm thiểu rủi ro mất mát, hao hụt hàng hóa, tài sản.

- Điều chỉnh lại nhu cầu mua sắm và bán hàng dựa trên số lượng hàng tồn kho.

3. Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Phương pháp kiểm kê kho hiệu quả, chính xác

3.1 Phương pháp ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho

- Trước khi kiểm kê: Bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng gồm lập kế hoạch chi tiết, xác định thời gian cụ thể cho hoạt động kiểm kê và phạm vi thực hiện. Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong đội kiểm kê. Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng để quá trình kiểm kê được thuận lợi và chính xác nhất.

- Tiến hành kiểm kê: Trong khi thực hiện kiểm kê, cần ghi chép lại chính xác số liệu thực tế, có thể kết hợp phương pháp đếm thủ công và thiết bị hỗ trợ. Việc ghi chép mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính cần được đảm bảo rõ ràng, không có sai sót.

- Đối chiếu và xác nhận số liệu: Sau khi kiểm đếm xong, số liệu cần được đối chiếu lại so với sổ sách kế toán. Việc này giúp phát hiện các chênh lệch có thể xảy ra giữa hàng hóa tồn kho thực tế và trên sổ sách. Tìm ra nguyên nhân có sai sót, có thể là do lỗi nhập liệu, mất mát hàng hóa hoặc hàng hóa bị hỏng hóc.

- Xử lý số liệu chênh lệch: Nếu có chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách và sau khi đã tìm ra được nguyên nhân thì cần đưa ra biện pháp khắc phục hoặc điều chỉnh số liệu cho phù hợp. Cuối cùng là đảm bảo rằng sổ sách kế toán phải phản ánh chính xác được số liệu thực tế hàng tồn kho.

3.2 Trách nhiệm trong quá trình kiểm kê

- Đội ngũ kiểm kê đóng vai trò trung tâm trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Mỗi thành viên cần kiểm kê hàng hóa một cách chính xác, trung thực, tuân thủ theo đúng quy trình đề ra.

- Thủ kho có trách nhiệm hỗ trợ quá trình kiểm kê thuận tiện nhất bằng việc cung cấp các thông tin cần thiết, đảm bảo môi trường kiểm kê an toàn, bảo mật.

- Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu kiểm kê với sổ sách kế toán. Sau khi hoàn tất quá trình kiểm kê, kế toán cập nhật số liệu vào hệ thống và báo cáo tài chính.

- Ban lãnh đạo: Giám sát toàn bộ quá trình kiểm kê, đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện theo đúng kế hoạch và kết quả báo cáo trung thực, chính xác. Họ là những người đưa ra quyết định cuối cùng trên kết quả kiểm kê, đề xuất các biện pháp điều chỉnh hay cải thiện quy trình quản lý kho.

4. Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và thông tư 200

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Để hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, dưới đây là các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông Tư 133

>>> TẢI NGAY Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC TẠI ĐÂY

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 200

>>> TẢI NGAY Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC TẠI ĐÂY

Trên đây là mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất theo thông tư 133 và thông tư 200. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY