Hướng dẫn về biên lai điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử năm 2024

Áp dụng biên lai điện tử, chứng từ điện tử đang là giải pháp số hóa hiệu quả giúp cho việc thu phí, lệ phí trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp của bạn. Nếu cần giải đáp các vấn đề việc áp dụng và triển khai biên lai điện tử, chứng từ điện tử, mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây của iHOADON để tìm được lời giải đáp.

1.  Thế nào là biên lai điện tử, chứng từ điện tử?

Thế nào là biên lai điện tử, chứng từ điện tử?

Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2016 quy định việc in, phát hành, quản lý và sử dụng ngân sách nhà nước phí, phiếu thu phí (gọi chung là biên lai). Điều 1 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC nêu rõ: “Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”

Cùng với đó, hiện nay biên lai được cung cấp dưới nhiều hình thức như biên lai tự in, biên lai đặt in, biên lai điện tử… Đặc biệt, biên lai điện tử thể hiện nhiều điểm khác biệt hơn do áp dụng công nghệ tiên tiến. 

Cụ thể, biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc cung cấp dịch vụ công của tổ chức thu phí, lập, truyền, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. 

Trong khi đó, căn cứ Khoản 2, Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC, chứng từ điện tử được quy định là: “thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thực hiện giao dịch thuế điện tử”.

Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.” Theo đó, chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí thể hiện dưới dạng điện tử.

 2. Ưu điểm của biên lai điện tử so với biên lai giấy 

Đặt lên bàn cân với biên lai giấy, có thể nói, biên lai điện tử cho thấy sự vượt trội hơn hẳn bởi những lợi ích và hiệu quả nó mang lại.

Ưu điểm của biên lai điện tử so với biên lai giấy 

Trên thực tế, việc sử dụng biên lai giấy tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để lưu trữ, in ấn và lãng phí tài nguyên của công ty. Ngoài ra, việc lấy và truy xuất biên lai bằng giấy tạo ra các nhiệm vụ tốn thời gian và khó khăn cho công tác kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản lý hoạt động, báo cáo và nộp thuế, cũng như bảo vệ thuế môi trường,... 

Việc sử dụng biên lai điện tử không chỉ khắc phục được những hạn chế trên mà còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích không thể phủ nhận. Cụ thể:

 - Tiết kiệm đến 50% - 80% thời gian trong việc tạo, phát hành và quản lý biên lai và chi phí cho hoạt động này.  

- Dung lượng lớn, không mất dữ liệu, dễ dàng sao lưu, truy xuất và tìm kiếm thông tin biên lai.

- Quản lý và xuất tài liệu nhanh chóng, linh hoạt. 

- Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp có nhu cầu.

3. Hướng dẫn về biên lai điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/07/2022

Hướng dẫn về biên lai điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ ngày 01/07/2022

- Hướng dẫn sử dụng biên lai điện tử:

Căn cứ Công văn 2455/TCT-DNNCN 2022 hướng dẫn sử dụng biên lai điện tử như sau:

+ Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu biên lai điện tử và việc triển khai. Do đó, các tổ chức (kể cả UNTT) trong trường hợp chưa có hướng dẫn của Tổng cục Thuế vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

- Hướng dẫn cách sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử:

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử như sau:

+ Điều 33, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

“1. Định dạng biên lai điện tử:

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:

a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

Theo quy định này, tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ điện tử về thuế TNDN không bắt buộc phải đăng ký, thông báo, nộp dữ liệu điện tử dữ liệu cho cơ quan hải quan, tổ chức khấu trừ phải xây dựng hệ thống phần mềm riêng để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo nội dung bắt buộc theo Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐCP.

+ Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả Cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Kể từ ngày 01/07/2022, Cơ quan thuế sẽ không bán phiếu khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan thuế in, trường hợp còn chứng từ khấu trừ mua hàng của cơ quan thuế thì được tiếp tục sử dụng. 

- Hướng dẫn quy định về cung cấp thông tin hóa đơn điện tử:

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 hướng dẫn về Quy chế cung cấp thông tin HĐĐT như sau: Qua Cổng thông tin điện tử và thông qua ứng dụng (có thể tra cứu toàn bộ nội dung của hóa đơn).

+ Về việc trao đổi cơ sở dữ liệu với cấp có thẩm quyền, Tổng cục Thuế đã có Công văn số 1737/TCT-QLRR ngày 23/05/2022 chỉ đạo cơ quan thuế các cấp ký kết Quy chế mẫu về trao đổi thông tin hóa đơn điện tử.

 + Trong Quy chế và công văn đều có hướng dẫn chi tiết để Cơ quan thuế các cấp phối hợp, trao đổi với các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương như cơ quan quản lý thị trường, cơ quan công quyền, v.v. 

+ Nội dung trao đổi thông tin do Cơ quan thuế các cấp ký trên cơ sở yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước và việc thực hiện các thủ tục hành chính cụ thể của từng cơ quan, tổ chức bên ngoài. Bên cạnh đó, để đáp ứng kịp thời yêu cầu trao đổi thông tin, Tổng cục Thuế (Ban QLRR và Cục CNTT) khẩn trương hoàn thiện các hồ sơ cần thiết là cơ sở để xây dựng ứng dụng đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định. Nếu cơ quan thuế các cấp nhận được yêu cầu cung cấp thông tin từ các cơ quan chính quyền địa phương khác thì liên hệ với Tổng cục Thuế (Ban QLRR) để biết thêm thông tin. 

4. Thủ tục thông báo phát hành biên lai điện tử

Thủ tục thông báo phát hành biên lai điện tử

Thủ tục phát hành biên lai điện tử thực hiện theo các bước quy định tại Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Các doanh nghiệp, đơn vị thu các khoản phí, lệ phí khi sử dụng biên lại điện tử cần thực hiện các thủ tục thông báo phát hành biên lai điện tử như sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng biên lai điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng biên lại qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ

Sau khi đăng ký sử dụng biên lại điện tử, trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo đăng ký sử dụng biên lai điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận hay từ chối doạnh nghiệp đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Trường hợp không chấp nhận thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị, doanh nghiệp biết lý do để chỉnh sửa theo hướng dẫn và gửi lại đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Bước 3: Hủy biên lai chứng từ giấy

Từ thời điểm doạnh nghiệp được phép sử dụng biên lai điện tử phải tiến hành hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn (nếu có)

Bước 4: Trường hợp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Nếu doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đăng ký sử dụng biên lai điện tử thì thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế

Trên đây là nội dung bài viết hướng dẫn về biên lai điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử kể từ ngày 01/07/2022. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, văn bản mới nhất để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT