Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) trên phần mềm iHOADON

Định kỳ hàng tháng, hàng quý các doanh nghiệp, tổ chức (bao gồm cả DN mới thành lập) phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) nộp cho cơ quan thuế để thông báo về số lượng hoá đơn đã sử dụng, xoá bỏ, huỷ theo quy định Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC mới nhất hiện nay. Hôm nay EFY Việt Nam sẽ chia sẻ cùng bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chia làm 2 kỳ là theo tháng và theo quý:

• Theo tháng: là dành cho doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế (Theo Điều 5 khoản 4 Nghị định 119/2014/TT-BTC sửa đổi khoản 2 Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC)
• Theo quý: Dành cho các doanh nghiệp còn lại.

1. Tối giản quá trình lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) bằng phần mềm iHOADON

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON của nhà cung cấp EFY Việt Nam, hàng tháng/quý khi đến kỳ kê khai sẽ được phần mềm thông báo nhắc nhở nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn để tránh việc đơn vị bị quên, nộp chậm muộn.

Đồng thời, các số liệu trên báo cáo cũng được tổng hợp tự động từ dữ liệu hoá đơn đã xuất, thay thế, điều chỉnh, huỷ trong kỳ, người dùng hoàn toàn không phải điền thủ công.

Bước 1: Đơn vị đăng nhập vào phần mềm và chọn mục “Báo cáo”

Bước 2: Sau khi vào mục “Báo cáo”, người dùng chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”, chọn Kỳ xuất hoá đơn

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu hoá đơn được tổng hợp rồi bấm “Kết xuất XML”

Ngoài ra, đơn vị có thể kết xuất thêm file excel để lưu trữ nếu muốn.

Bước 4: Nộp mẫu BC26/AC tại http://thuedientu.gdt.gov.vn

2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK

Với các doanh nghiệp, tổ chức vẫn đang sử dụng hoá đơn giấy, hoặc phần mềm hoá đơn điện tử không có chức năng tự động tổng hợp báo cáo thì kế toán lập BC26/AC tại phần mềm Hỗ trợ kê khai HTKK của cơ quan thuế.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK thuế

Bước 2: Tại mục “Kê khai” chọn “Hóa đơn” rồi chọn chức năng “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Bước 3: Phần mềm sẽ hiện ra “kỳ tính thuế” tích chọn kê khai theo tháng/quý và nhấn chọn “đồng ý”

• Cột Mã chọn hóa đơn: chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo
• Tên loại hóa đơn: không cần phải nhập phần mềm sẽ tự nhảy ra
• Ký hiệu mẫu hóa đơn: nhập theo mẫu trên hóa đơn của đơn vị mình
• Ký hiệu hóa đơn: là ký hiệu trên hóa đơn của đơn vị
• Tổng số: phần mềm sẽ tự động tính căn cứ trên thông tin Từ số - Đến số đơn vị nhập
• Số tồn đầu kỳ: Từ số - Đến số: nhập dạng số, nếu là lần đầu tiên thì đơn vị nhập số tồn đầu kỳ, từ kỳ thứ 2  trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển số tồn đầu kỳ của kỳ trước lên và cho phép sửa.
• Số mua/phát hành trong kỳ: nhập dạng số. Nếu trong kỳ đơn vị không đặt in và thông báo phát hành thêm hóa đơn thì không cần nhập.
• Tổng số sử dung, xóa bỏ, mất, hủy: phần mềm sẽ sinh tự động căn cứ dữ liệu nhập các ô Số lượng sử dụng – Xoá bỏ, mất, huỷ
• Số lượng sử dụng: nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng trong Quý/Tháng (Không bao gồm các hóa đơn : xóa bỏ, mất, hủy) và phải nhỏ hơn hoặc bằng cột “Tổng số”)
• Số lượng của các cột xóa bỏ, mất, hủy: Phần mềm sẽ sinh tự động
• Số hóa đơn của các cột xóa bỏ, mất, hủy: Đơn vị nhập các số hóa đơn xóa bỏ, hủy, mất và không được trùng nhau.

+ Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy không liên tiếp nhau thì đơn vị phải viết dấu (;) vào giữa các số

+ Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy liên tiếp nhau thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-)

Lưu ý : Đơn vị cần phân biệt được:

 Xoá bỏ : tất cả hóa đơn sai sót đã xuất trong kỳ, đơn vị lưu trữ biên bản thay thế, biên bản thu hồi, biên bản huỷ để đối chiếu và giải trình kèm theo.

Mất : Các đơn vị phải chứng minh được việc mất hóa đơn và có báo cáo về việc mất hóa đơn.

Huỷ : Là những hóa đơn in sai, thừa hoặc những hóa đơn mà doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng nữa (yêu cầu phải có: thành lập hội đồng hủy, Biên bản hủy hóa đơn, Thông báo kết quả hủy hóa đơn)

• Tồn cuối kỳ: Phần mềm sẽ sinh tự động
• Người lập biểu: Nhập kiểu Text (không nhập cũng được)
• Người đại diện pháp luật : Nhập tên giám đốc
• Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Sau khi đã nhập xong các thông tin cần báo cáo, đơn vị nhấn “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự báo cho đơn vị biết. Cuối cùng, bấm “Kết xuất .XML” rồi nộp trực tuyến cho cơ quan thuế.

Chú ý:

• Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng (xuất hóa đơn) thì vẫn phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Điều 27 TT39/2014/TT-BTC và trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) ghi số lượng hoá đơn sử dụng bằng 0.
• Theo Công văn số 4861/TCT-CS ngày 04/12/2018 của Tổng cục Thuế thì đơn vị chỉ bắt đầu báo cáo tính hình sử dụng hoá đơn từ kỳ mẫu hoá đơn bắt đầu được xuất, các kỳ mẫu hoá đơn chưa được bắt đầu sử dụng thì không phải gửi báo cáo, cũng không bị xử phạt vi phạm. Ví dụ: Trường hợp đơn vị  nộp thông báo phát hành hóa đơn là trong quý I nhưng ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn là quý II thì quý I không phải gửi BC26/AC và không bị xử phạt đối với hành vi không nộp báo cáo quý I.

3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý (tháng)

• Theo tháng: Chậm nhất là 20 ngày của tháng sau.
• Theo quý:

+ Quý I : Chậm nhất là ngày 30/4

+ Quý II : Chậm nhất ngày 30/7

+ Quý III : Chậm nhất ngày 30/10

+ Quý IV : Chậm nhất ngày 30/01 của năm sau.

4. Mức phạt đối với làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/08/2016 sửa đổi Nghị định 109/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn, theo đó, sửa đổi quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, vi phạm hành chính về phí, lệ phí và xử phạt hành chính trong lĩnh vực quản lý hóa đơn:

Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế.

Bắt đầu từ ngày 01/08/2016 theo  Nghị định 49/2016/NĐ-CP nếu doanh nghiệp làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sau đó tự phát hiện ra sai sót rồi làm và nộp lại báo cáo đúng thay thế trước khi cơ quan thuế Ban hành quyết định thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp thì sẽ không bị phạt tiền.

✅✅Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài 19006142 Bấm phím 2

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

                                                                                                                                                       AnhNTH