Tìm hiểu quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử năm 2022

Hiện nay, chứng từ điện tử đang dần thay thế chứng từ giấy truyền thống trong các lĩnh vực như: công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt, chứng từ điện tử còn được sử dụng trong các giao dịch thuế điện tử của doanh nghiệp. Để tìm hiểu kỹ hơn về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử, mời các bạn đọc bài viết sau đây của iHOADON.

1. Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định: “Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thực hiện giao dịch thuế điện tử”.

Ngoài ra, tại Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định có nội dung như sau: “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”  

Như vậy, theo quy định này, chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.

Tóm lại, chứng từ điện tử được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa không thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, viễn thông hoặc trên các vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…). Đồng thời, chứng từ điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện nhất định của pháp luật.

2. Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Các loại chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

- Hồ sơ thuế điện tử:

Hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận thực hiện nghĩa vụ thuế; rà soát thông tin nộp thuế; bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; hồ sơ hoàn thuế; miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp tiền thuế nợ và các văn bản, hồ sơ về thuế khác dưới dạng điện tử quy định theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

- Chứng từ nộp ngân sách nhà nước điện tử: 

Chứng từ nộp ngân sách nhà nước được quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước dưới dạng điện tử. Trong trường hợp nộp thuế điện tử qua ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, khi đó, chứng từ nộp ngân sách nhà nước là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đầy đủ thông tin trên mẫu chứng từ nộp ngân sách nhà nước.

3. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

- Chứng từ điện tử có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và văn bản bằng giấy.

- Chứng từ điện tử được thực hiện theo một trong các cách sau đây thì có giá trị như chứng từ gốc:

+ Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật.

+ Hệ thống thông tin thực hiện các biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ sở, tổ chức, cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng các biện pháp để xác thực cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, sinh trắc học, xác thực hai yếu tố trở lên(mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên).

+ Biện pháp khác các bên thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực của dữ liệu, tính chống chối bỏ tuân thủ quy định của Luật giao dịch điện tử.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Hiện nay, không có quy định riêng về điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, dựa trên các quy định về chứng từ điện tử đã ban hành, có thể khái quát một số điều kiện bao gồm:

- Chứng từ điện tử cần có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định.

Chứng từ điện từ có bản chất là một loại chứng từ kế toán, vì vậy, một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần nêu đầy đủ thông tin cơ bản căn cứ quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. Cụ thể gồm:

+ Tên và số hiệu chứng từ.

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

+ Tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân lập chứng từ.

+ Tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận chứng từ.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

+ Ghi bằng số đối với số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; ghi bằng số và chữ đối với tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi.

+ Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và những người có liên quan.

- Chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong khi sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý và kiểm tra chống lại các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, đánh cắp, sao chép hoặc sử dụng chứng từ điện tử sai mục đích.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản được tạo, gửi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

- Chứng từ điện tử đảm bảo xác thực để chứng minh chứng từ đó đúng hay không.

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu, đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ nhưng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định trên.

Lưu ý, các chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

Trên đây là bài viết chia sẻ thông tin về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử. Đây là một nội dung quan trong các doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH