Tìm hiểu quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành quy định về chứng từ điện tử, trong đó có nội dung về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử. Đây là một nội dung có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Các bạn có thể tìm hiểu nội dung này trong bài viết sau đây của iHOADON. 

Cơ sở pháp lý  của Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử 2022

1. Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý Thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Thế nào là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Thế nào là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?

Khoản 5, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Cũng theo Nghị định này, chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), biên lai thuế, phí, lệ phí áp dụng hình thức điện tử.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan có thẩm quyền quy định theo mẫu, được cấp cho các cá nhân khấu trừ khoản thuế TNCN thể hiện khoản thuế đã khấu trừ tương ứng.

3. Quy định về Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Kể từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Quy định về Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

- Nội dung của Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các nội dung như sau:

+ Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

+ Tên, địa chỉ, MST của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có MST).

+ Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không phải quốc tịch Việt Nam).

+ Thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn lại được nhận.

+ Thời gian (ngày, tháng, năm) lập chứng từ khấu trừ thuế.

+ Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Sử dụng chữ ký số nếu cần ký chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số. 

- Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Tổ chức khấu trừ thuế TNCN theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Chứng từ điện tử hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ, đảm bảo không dẫn tới việc hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc bằng phương tiện điện tử.

- Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nội dung như sau:

+ “Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

+ Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

+ Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

+ Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

- Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn

Kể từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn. Các chứng từ chưa sử dụng còn tồn thì doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Dựa trên các quy định về chứng từ điện tử được nêu ra, có thể rút ra một số điều kiện:

- Chứng từ điện tử bao gồm đầy đủ nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật

Để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần đầy đủ thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. 

- Chứng từ điện tử an toàn bảo mật

Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ, được quản lý, kiểm tra tránh việc lợi dụng xâm nhập, khai thác, đánh cắp, sao chép hoặc sử dụng sai quy định. 

- Chứng từ điện tử bảo đảm tính xác thực thông tin

Chứng từ kế toán cần rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác tuân theo nội dung mẫu quy định. Nếu chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán có thể tự lập chứng từ kế toán nhưng cần bảo đảm đầy đủ các nội dung được quy định.

Chứng từ điện tử sử dụng chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

5. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử EFY-eTNCN

Kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp chính thức chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính. Vì thế, doanh nghiệp cần một phần mềm tích hợp đầy đủ nghiệp vụ thông tư của cơ quan thuế, đặc biệt về thuế TNCN.

Việc kê khai thuế TNCN điện tử không khó nhưng làm đúng theo các quy định mới cần nhiều thời gian tìm hiểu và đào tạo. Vì thế, hãy để EFY Việt Nam hỗ trợ kế toán các hồ sơ nghiệp vụ chuyển đổi lên chứng từ thuế TNCN điện tử theo thông tư nghị định mới.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử EFY-eTNCN

 EFY-eTNCN đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ chứng từ theo quy định mới:

 - Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo Nghị định 123, Thông tư 78.

 - Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.

 - Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.

Chuyển đổi dễ dàng, đáp ứng chuẩn thuế cùng eTNCN!

- Miễn phí khởi tạo với khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON

- Miễn phí khởi tạo với khách hàng mua mới combo Hóa đơn điện tử iHOADON và chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử eTNCN

- Miễn phí 10 năm lưu trữ chứng từ

- Không giới hạn thời gian sử dụng chứng từ

- Thương hiệu uy tín với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 160.000 khách hàng trên toàn quốc.

Để sử dụng được chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm iHOADON, đơn vị cần mua gói dịch vụ của EFY.

Nếu chưa mua gói dịch vụ, anh/chị vui lòng liên hệ tổng đài của EFY để được hỗ trợ (MIỀN BẮC: 1900 6142 | MIỀN NAM: 1900 6139)

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH