Hướng dẫn công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động trong trường hợp cá nhân đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho người chi trả thu nhập. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ thuế cho cả doanh nghiệp lẫn NLĐ. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn công ty quyết toán thuế TNCN cho NLĐ chi tiết nhất. Tham khảo ngay nhé.

1. Trường hợp công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Công ty quyết toán thuế TNCN cho NLĐ trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay trong các trường hợp sau đây:

- Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo HĐLĐ có thời hạn từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và vẫn đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế (bao gồm cả trường hợp không đủ 12 tháng trong năm).

- Cá nhân thuộc trường hợp thứ nhất nêu trên, đồng thời có thu nhập vãng lai tại các nơi khác nhưng bình quân tính theo tháng trong năm không vượt quá 12 triệu đồng, đã được khấu trừ thuế 10% và hông có yêu cầu quyết toán thuế với khoản thu nhập này.

- Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Cuối năm, NLĐ thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chứng chi trả thu nhập. Tổ chức mới có trách nhiệm thu lại các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ cấp nhằm tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

2. Hướng dẫn công ty quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân cho NLĐ chi tiết

Hướng dẫn công ty quyết toán thay thuế TNCN cho người lao động

Tổ chức chi trả thu nhập có nghĩa vụ thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho NLĐ nếu được NLĐ ủy quyền. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế

Doanh nghiệp lập và hoàn thiện hồ sơ khai quyết toán thuế theo quy định pháp luật.

Thời gian nộp hồ sơ quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân cho NLĐ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng với ngày nghỉ thì được tính sang ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.

Như vậy, đối với tổ chức trả thu nhập, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 trong năm 2026 là ngày 31/3/2026.

Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC sửa đổi.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần: Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính theo thuế suất toàn phần: Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.

- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh: Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN

- Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) – áp dụng cho các cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.

- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có): Sử dụng khi người thực hiện không phải là người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp và tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan thuế

Tổ chức chi trả thu nhập nộ hồ sơ cho cơ quan thuế theo một trong các cách sau đây:

- Nộp qua giao dịch điện tử: Việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả (nếu có) được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

- Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu chính: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo quy định.

3. Xử lý số thuế TNCN nộp thừa, nộp thiếu của người lao động

Xử lý số tiền thuế TNCN nộp thừa, nộp thiếu cho NLĐ như thế nào?

- Trường hợp nộp thừa:

Căn cứ khoản 2 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, sau khi bù trừ số thuế TNCN nộp thừa hoặc thiếu giữa cá nhân với tổ chức chi trả thu nhập mà số tiền thuế TNCN vẫn còn thừa thì số thuế này bù trừ vào kỳ kê khai thuế tiếp theo hoặc hoàn trả nếu cá nhân có đề nghị hoàn thuế.

- Trường hợp nộp thiếu:

Căn cứ theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, trưởng hợp doanh nghiệp phát hiện nộp thiếu thuế TNCN của người lao động thì doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung hồ sơ thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày kết thúc hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót. Tuy nhiên vẫn phải trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra tại doanh nghiệp.

Nếu cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, doanh nghiệp vẫn có quyền khai bổ sung hồ sơ nhưng có thể bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật.

Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp số tiền thuế phát sinh bổ sung và nộp tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế nộp chậm

Phần mềm EFY-eTNCN kết nối với phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm kế toán và kết nối trực tiếp với cơ quan Thuế giúp cho nhân sự dễ dàng kê khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến nhanh chóng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân EFY-eTNCN:

- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.

- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ theo quy định.

- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.

- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế

Quý khách hàng quan tâm đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT