[Quy định] Lập hóa đơn với trường hợp bị trả lại hàng hóa

Hàng hóa bị trả lại thì có phải lập hóa đơn không và lập hóa đơn với trường hợp bị trả lại hàng hóa như thế nào? Đây là vấn đề mà kế toán hết sức lưu ý. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của iHOADON để có thêm thông tin nhé.

1. Hàng hóa bán trả lại có phải xuất hóa đơn không?

Khi bên mua hoàn trả lại hàng cho bên bán thì cũng phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Tóm lại khi bên mua hoàn trả lại hàng cho bên bán thì cũng phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.

2. Những lưu ý về lập hóa đơn đối với trường hợp bị trả lại hàng hóa

Quy định về lập hóa đơn với trường hợp hàng hóa bị trả lại

Trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa cho bên mua và đã xuất hóa đơn giao hàng nhưng khi bên mua nhận hàng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng nên trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa thì việc lập hóa đơn sẽ được xử lý như sau:

Bước 1: Bên bán lập hóa đơn hoàn trả lại hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập và phải có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.

- Lập hóa đơn điều chỉnh: 

Ghi giảm số lượng hàng hóa đúng bằng với hàng hóa người mua trả lại trên thực tế và ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Lập hóa đơn thay thế:

Số lượng hàng hóa trên hóa đơn thay thế đã trừ đi số lượng hàng hóa mà người mua trả lại và ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Bước 2: Bên bán tiến hành ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế/ điều chỉnh và gửi cho người mua (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc cho cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua (Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Bước 3: Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả hàng hóa (hóa đơn mới đã điều chỉnh/thay thế) thì doanh nghiệp và bên mua thực hiện kê khai thuế/ kê khai bổ sung tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn hoàn trả hàng hóa.

3. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT với hàng bán bị trả lại

Cách kê khai thuế GTGT với hàng hóa bị trả lại

Xử lý kê khai thuế GTGT đối với hàng bán bị trả lại được thực hiện theo các bước sau đây:

* Đối với bên bán:

- Người bán thực hiện kê khai giảm vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng.

- Trường hợp hàng hóa chịu thuế GTGT, điều chỉnh giảm doanh số tại chỉ tiêu (32) và giảm thuế GTGT tại chỉ tiêu (33)

* Đối với bên mua:

- Điều chỉnh giảm doanh số mua tại chỉ tiêu (23)

- Giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu (24) và (25).

Việc điều chỉnh này nhằm điều chỉnh thông tin về doanh số và thuế GTGT đối với cả bên bán và bên mua dựa trên thông tin về việc trả lại hàng hóa đã được lập hóa đơn trả hàng theo quy định. 

Nhờ đó giúp bên mua và bên bán cập nhật chính xác thông tin thuế GTGT theo thực tế giao dịch, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về kê khai thuế GTGT.

Trên đây là những lưu ý về lập hóa đơn đối với trường hợp bị trả lại hàng hóa. Kế toán cần nắm rõ để thực hiện lập hóa đơn hàng bán bị trả lại theo đúng quy định.