Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT theo thông tư 39/2014/TT-BTC

Trong quá trình sử dụng hóa đơn, thủ tục xóa bỏ hóa đơn diễn ra phổ biến và đơn giản hơn. Nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp không được xóa bỏ hóa đơn mà bắt buộc phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo nội dung quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Vậy mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT ra sao? Cần giấy tờ gì, thủ tục ra sao? Mẫu biên bản thành lập hội đồng hủy hóa đơn như thế nào?

Trong bài viết dưới đây, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết, đầy đủ các thủ tục và hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành căn cứ theo nọi dung quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn đã phát hành

1. Các trường hợp hóa đơn điện tử cần tiêu hủy

Theo nội dung được quy định tại Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

- Hóa đơn đặt in nhưng bị in sai, in trùng, in thừa cần phải được hủy trước khi đơn vị thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

- Hóa đơn đã phát hành nhưng đơn vị không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày, kể từ ngày thông báo với CQT

- Hóa đơn đã hết thời hạn sử dụng

Trường hợp CQT đã có thông báo với đơn vị về việc hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiến hành hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày CQT thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

- Hóa đơn điệnt tử có sai xót:

+ Đối với hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót  

=> 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trong hóa đơn. Người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập hóa đơn mới thay thế và gửi lại cho hóa đơn mới thay thế người mua

+ Đối với hóa đơn điện tử có mã của CQT, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa gửi cho người mua

=> Người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế và tiến hành lập hóa đơn mới, ký số và gửi CQT để được cấp mã và thay thế hóa đơn đã bị hủy.

- Hóa đơn hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.

Theo Luật Kế toán quy định, hóa đơn sẽ được lưu trữ trong một thời hạn nhất định là 10 năm. Khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép hủy hóa đơn.

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được phép hủy nhưng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán.

Lưu ý:

+ Với các hóa đơn chưa lập nhưng nó là vật chứng của các vụ án thì không được hủy

+ Các hóa đơn điện tử đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì cũng phải thực hiện hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán

+ Hóa đơn được hủy DN vẫn phải thực hiện lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Việc hủy bỏ hóa đơn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn chưa hủy

+ Việc tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo các hệ thống thông tin hoạt động bình thường

+ Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn giấy theo nội dung quy định tại Nghị định 51/2010/ NĐ-CP và Thông tư 53/2010/TT-BTC

2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì thủ tục hủy hóa đơn gồm:

• Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (đối vớii hộ cá nhân kinh doanh thì không cần lập hội đồng)
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (Ghi đầy đủ, chi tiết thông tin của hóa đơn hủy, hủy từ số…đến số ….) 
• Biên bản hủy hóa đơn 
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu TB03/AC) định dạng xml nộp online trên Trang nộp tờ khai của cơ quan Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/ hoặc https://nhantokhai.gdt.gov.vn/)

3. Bộ mẫu hồ sơ hủy hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) không tiếp tục sử dụng.

• Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn.

Trong thủ tục hủy hóa đơn được quy định rõ tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các tổ chức,doanh nghiệp cần phải có Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn do giám đốc ký và đóng dấu. Dưới đây là mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn mọi người có thể tham khảo:

Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn

Như vậy, với Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn theo mẫu như trên, Doanh nghiệp mới có thể tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế.

Lưu ý: đối với trường hợp hộ cá nhân không cần lập hội đồng hủy hóa đơn)

• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bảng kiểm ke ehoas đơn cần hủy cần ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

• Biên bản hủy hóa đơn 

Biên bản hủy hóa đơn

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Tờ khai phải có đầy đủ các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (dựa theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) định dạng xml nộp online trên Trang nộp tờ khai điện tử của cơ quan Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/ ).

(Mẫu tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn)

Lưu ý:

• Bộ hồ sơ trên được lập thành 2 bản
• Hồ sơ phải được lưu ít nhất 1 bản tại doanh nghiệp để hỗ trợ cơ quan chức năng kiểm tra khi có yêu cầu.
• Thủ tục hủy này có thể áp dụng cho hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Trên đây là đầy đủ nội dung về thủ tục hồ sơ hủy hóa đơn, mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm vững để có thể áp dụng khi cần thiết.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HanhPTT