Phân biệt hóa đơn điện tử thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hiện nay hóa đơn điện tử là 1 phần quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, quản lý tài chính. Thế nhưng hóa đơn điện tử lại không chỉ có 1 loại, đặc biệt thời gian gần đây khái niệm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang phổ biến hơn. Cùng iHOADON phân biệt HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền nhé!

Khái niệm hóa đơn điện tử thường và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Có 1 vài điểm khác biệt của HĐĐT thường với HĐĐT từ máy tính tiền.

So sánh sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế có một số đặc điểm khác biệt so với HĐĐT thông thường.

- Không bắt buộc sử dụng chữ ký số: Các cá nhân và tổ chức sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền không cần thiết phải dùng chữ ký số. Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường bắt buộc phải kèm theo dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ.

- Yêu cầu mã số do cơ quan Thuế cấp: Khi lập HĐĐT từ máy tính tiền, bắt buộc phải đăng ký mã số do cơ quan Thuế cấp. Doanh nghiệp sẽ sử dụng dải mã số này trên hóa đơn và đảm bảo việc kết nối để truyền tải dữ liệu liên tục, nhanh chóng và chính xác tới cơ quan Thuế.

- Đặc điểm nhận dạng HĐĐT từ máy tính tiền: HĐĐT từ máy tính tiền cần có các ký hiệu đặc biệt để dễ dàng nhận biết, phân biệt với các loại hóa đơn điện tử thông thường. Điều này giúp xác định rõ ràng nguồn gốc hóa đơn được khởi tạo/in từ hệ thống máy tính tiền.

Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền so với hóa đơn điện tử thông thường

Đơn giản và tiện lợi

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các thao tác lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn. HĐĐT từ máy tính tiền có thể được xuất ngay cho khách hàng, kể cả ngoài giờ hành chính hay vào ban đêm, nhờ vào máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế và có đầy đủ tính pháp lý, giúp tiết kiệm thời gian và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ thuế liên quan.

Truyền tải dữ liệu, chủ động điều chỉnh sai sót

Máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, cho phép truyền tải dữ liệu liên tục và chính xác mỗi khi phát sinh giao dịch. Điều này loại bỏ nhu cầu thống kê và gửi nộp dữ liệu theo cách truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh sai sót, không phải gửi từng hóa đơn như các loại hóa đơn điện tử có mã số thông thường.

Tiết kiệm chi phí

Theo quy định cũ, các doanh nghiệp kinh doanh khi xuất hóa đơn phải đóng mức thuế 1.000 VNĐ/hóa đơn. Tuy nhiên theo quy định mới, các doanh nghiệp có thể xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với mức phí từ 100 – 300 VNĐ/hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp, tự động và đáp ứng đúng theo quy định pháp luật của nhà nước.

Giao dịch minh bạch và thuận tiện

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng trở nên minh bạch và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, HĐĐT từ máy tính tiền có thêm trường CMND/CCCD cho trường hợp người mua chưa có hoặc không nhớ mã số thuế, từ đó tăng tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ.

Thiết lập nhiều máy tính tiền

Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều máy tính tiền để xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận lợi cho khách hàng, đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

Không cần thiết bị đặc thù

Người nộp thuế chỉ cần máy tính, máy in, kết nối internet, hoặc thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay để khởi tạo hóa đơn, không cần các thiết bị chuyên dụng.

Xác định khoản chi hợp pháp

Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được coi là hợp pháp để khấu trừ giá trị gia tăng đầu vào và khi xác định nghĩa vụ thuế. Điều này giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực khi mua hóa đơn chứng từ hợp pháp và xử lý sai sót trực tiếp trên thiết bị máy tính tiền, nhờ vào phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký tư vấn hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhDN_TT