Phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử. Trường hợp nào thì hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải hủy trong những trường hợp nào? Phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tham khảo bài viết dưới đây của iHOADON để có thêm thông tin nhé.

1. Hủy và tiêu hủy hóa đơn có phải là một không?

Phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 10 điều 3  và điểm a khoản 11 nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

- Hủy hóa đơn là hóa đơn vẫn còn tồn tại ở trên hệ thống thông tin và có thể tra cứu, kiểm tra được, chỉ là hóa đơn này không còn giá trị sử dụng nữa.

-Tiêu hủy hóa đơn là trường hợp hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, cũng không thể truy cập/ tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn, chứng từ điện tử.

Chính vì thế hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hoàn toàn khác nhau và không thể coi chúng là một được. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn.

2. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử bao gồm:

 2.1 Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị sai sót chưa gửi cho người mua

- Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã do có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.2 Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Tiếp theo người bán hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.

3. Trường hợp tiêu hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hiện nay theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới chỉ có định nghĩa về tiêu hủy hóa đơn chứ không có quy định về trường hợp nào thì phải tiêu hủy hóa đơn.

Trước đây theo khoản 4 Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (đã hết hiệu lực 01/7/2022) quy định:

“Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán mà không có quy định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được quyền tiêu hủy”

Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Pháp luật.

Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nên thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

4. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

4.1 Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan Thuế

Người bán thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó tiến hành ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.

Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới

Bước 3:  Sau đó thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Bước 4: Tiếp tục lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Bước 5: Tra cứu

4.2 Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy như sau:

Bước 1:  Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Nếu là hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thì không cần thành lập hội đồng tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Tiến hành lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 3: Sau đó lập biên bản hủy hóa đơn.

Bước 4:  Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Việc thông báo kết quả hủy hóa đơn thực hiện theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tóm lại, thông qua bài viết, chúng ta đã phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử cũng như trường hợp nào thì áp dụng hủy hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các bạn độc giả.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT