Phần Mềm Đọc Hoá Đơn Điện Tử Định Dạng File Gốc XML - Hoá Đơn Điện Tử iHOADON

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều xuất hóa đơn gốc có định dạng XML vì dung lượng nhẹ, tính bảo mật cao, dễ lưu trữ và giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, với các bên nhận được hóa đơn ngoài xem bản thể hiện hóa đơn điện tử (pdf, image…) thì sử dụng phần mềm nào để có thể đọc được hóa đơn điện tử gốc XML?

1. Hóa đơn điện tử có định dạng nào?

Hóa đơn điện tử khi xuất thường sẽ có 2 file đó là bản thể hiện của hóa đơn điện tử dạng file PDF, Image.. và file dữ liệu hóa đơn gốc có dạng XML.

Hoá đơn điện tử định dạng file PDF

• Đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử (PDF, Image…) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường phục vụ người đọc dễ dàng kiểm tra thông tin hàng hóa, quảng cáo thương hiệu bên mua. Nhưng do chỉ là bản thể hiện từ file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.
• Đối với file dữ liệu hóa đơn dạng XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh dấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ các dịch vụ trực tuyến thuộc các lĩnh vực như thuế, kế toán.

2. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng file XML

Chính những đặc điểm riêng của hóa đơn như vậy nên để đọc được file hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cài đặt công cụ đọc file XML. Tương tự như các tờ khai thuế XML của Tổng cục Thuế thì sử dụng phần mềm riêng biệt iTaxviewer, với mỗi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ có công cụ đọc file hóa đơn gốc XML riêng. Để tiến hành xem, kiểm tra hóa đơn điện tử file XML thuộc nhà cung cấp EFY Việt Nam, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào trang https://ihoadon.vn/ chọn “Tra cứu” => “từ File” => “Chọn File XML” sau đó nhấn nút“ Tra cứu”

Bước 2: Sau khi nhấn nút “Tra cứu” hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu từ file XML đã được nạp vào theo định dạng dễ đọc nhất cho người dùng.

Chỉ cần vài bước đơn giản, doanh nghiệp đã đọc được hóa đơn điện tử file XML, phục vụ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

3.  Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

Căn cứ theo Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp cho bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Lưu trữ hoá đơn điện tử

Bên cạnh đó, ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

Do tính chất là định dạng file đuôi XML nên hóa đơn có thể lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử cụ thể:

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo quy định của Luật kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải lưu trữ thời hạn như trên.
• Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Trên đây là phần mềm và cách đọc hoá đơn điện tử định dạng file XML mà kế toán nên biết để có thể sử dụng dễ dàng và thuận tiện trong quá trình đọc file hoá đơn khi bước đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đồng thời, tạo được tính khoa học, an toàn trong lưu trữ hóa đơn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH