Hướng dẫn kế toán Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Khi sử dụng hóa đơn, kế toán không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót hoặc dải số hoá đơn thừa không sử dụng đến, hoá đơn đã hết thời gian lưu trữ theo Luật,…doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thao tác hủy hóa đơn . Vậy với hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT) mới, kế toán cần hủy hóa đơn như thế nào để đúng với quy định của pháp luật? Dưới đây là phương pháp hủy hóa đơn điện tử mà bất cứ kế toán nào cũng cần nắm vững.

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

1. Phân biệt huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn ?

Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc hủy hóa đơn điện tử:

Hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử đó không có giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử đó không thể truy cập và tham chiếu đến các thông tin chứa trong nó.

Đối với hóa đơn điện tử  đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán (10 năm) nếu không có các quyết định khác của cơ quan thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì đơn vị được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn chưa tiêu hủy và phải bảo đảm các hệ thống thông tin hoạt động bình thường.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn đã được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trường hợp người bán/ người mua làm mất hóa đơn điện tử, nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn đó dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán/ người mua có thể liên hệ người mua/ người bán hoặc các bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử đó.

Trường hợp người bán/ người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán/ người mua thực hiện báo cáo về việc mất hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Như vậy, tại Thông tư 32/2011/TT-BTC đã phân biệt rõ ràng việc hủy hóa đơn do viết sai, nhập sai… nói chung là hóa đơn đã qua sử dụng và tiêu hủy hóa đơn do không còn nhu cầu sử dụng nữa (tiêu hủy hóa đơn).Doanh nghiệp cần xác định đúng để tránh nhầm lẫn

2. Các trường hợp cần tiêu hủy hóa đơn

Theo nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC về các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa cần phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày đơn vị thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn đã hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được thực hiện hủy theo quy định pháp luật hiện hành về kế toán.

d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không được hủy.

3. Phương pháp tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Theo nội dung quy định tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì thủ tục hủy hóa đơn bao gồm:

• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (Ghi đầy đủ, chi tiết các thông tin của hóa đơn, hủy từ số hóa đơn nào đến số hóa đơn nào) 
• Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (đối với trường hợp hộ cá nhân không cần lập hội đồng hủy hóa đơn)
• Biên bản hủy hóa đơn 
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) định dạng XML: đơn vị nộp online trên Trang nộp tờ khai của cơ quan Thuế.

4. Cách nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC)

Bước 1: Lập tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn TB03/AC XML trên phần mềm HTKK hoặc thực hiện kê khai trực tuyến trên trang nộp thuế của Tổng cục thuế.

Mẫu tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn TB03/AC

Bước 2: Sau khi kê khai xong dữ liệu tờ khai thuế tại phần mềm HTKK hoặc các phần mềm T-VAN, đơn vị thực hiện kết xuất tờ khai ở định dạng XML.

Tiếp theo đó, người dùng tiến hành đăng nhập vào trang Thuế điện tử tại địa chỉ website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để thực hiện việc nộp tờ khai điện tử

Bước 3: Ký và nộp tờ khai

Sau khi tải file lên, kế toán cần thực hiện thêm bước ký số trước khi thực hiện nộp tờ khai thuế lên hệ thống của Tổng cục thuế.

Lưu ý: Đối với đơn vị sử dụng chữ ký số USB Token, trước khi tiến hành ký điện tử, USB Token (chữ ký số) phải  được cắm vào máy tính và vẫn còn hạn sử dụng.

Giao diện ký và nộp sẽ hiển thị như hình:

Sau khi kế toán hoàn thành tất cả các bước trên là đã thực hiện xong bước kê khai thuế qua mạng

Bước 4: Tra cứu tờ khai đã nộp

Người dùng có thể thực hiện tra cứu kết quả nộp tờ khai thuế bằng 2 phương pháp sau:

• Tra cứu trực tiếp trên phần mềm
• Tra cứu email thông báo xác nhận Hệ thống Tổng cục Thuế đã tiếp nhận thành công tờ khai thuế: Đơn vị tiến hành truy cập vào email đã đăng ký với Tổng cục thuế trước đó để kiểm tra kết quả tiếp nhận của cơ quan thuế gửi về.

Trên thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ được ký số bởi Tổng cục Thuế.

Với những hướng dẫn chi tiết về phương pháp hủy hóa đơn điện tử ở trên, hy vọng sẽ giúp cho kế toán thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HạnhPTT