Hướng dẫn quản lý phiếu thu khối trường học trên phần mềm iHOADON

Trong doanh nghiệp, phiếu thu là một loại chứng từ phổ biến khi sử dụng hay mua dịch vụ nào đó. Trong bài viết dưới đây của iHOADON sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu về phiếu thu là gì? Quy định về quản lý phiếu thu khối trường học theo quy định hiện hành. Mời các bạn cùng tìm hiểu.

1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là gì?

Phiếu thu (trong tiếng Anh là: Receipts) là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa, dịch vụ.

2. Tìm hiểu về quản lý phiếu thu khối trường học của iHOADON

Công văn 2180/TCT-CS ngày 24/05/2017 và Công văn 2298/TCT-CS ngày 01/06/2017 của Tổng cục Thuế có quy định về việc hướng dẫn sử dụng hóa đơn để thu học phí. Để hỗ trợ các trường thực hiện việc này, phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON có hỗ trợ toàn diện và đầy đủ các chức năng để kế toán nhà trường quản lý hóa đơn thu học phí và quản lý phiếu thu khối trường học (thu tiền mua thẻ BHYT, Đồng phục,…). 

Tìm hiểu về quản lý phiếu thu khối trường học của iHOADON

Một số lợi ích của việc sử dụng iHOADON để quản lý phiếu thu khối trường học có thể kể đến như:

• Loại bỏ không có tình trạng thu thiếu, thu thừa học phí hoặc các khoản thu khác của học sinh, sinh viên. Phần mềm hỗ trợ nhà trường thiết kế mẫu hóa đơn, phiếu thu phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà trường (mẫu A5, A4).
• Hỗ trợ nạp dữ liệu học sinh, sinh viên vào phần mềm iHOADON đảm bảo việc xuất hóa đơn, phiếu thu nhanh và chính xác. Xuất hóa đơn cho học sinh, sinh viên toàn trường trong một vài phút.
• Hỗ trợ kết xuất các biểu báo cáo: Báo cáo thuế; Báo cáo tình hình nộp học phí; phiếu thu.
• Hóa đơn xuất ra được lưu trữ tại đơn vị và trên máy chủ của nhà cung cấp, đảm bảo không mất mát và dễ dàng lấy lại hóa đơn khi cần.
• Bảo mật thông tin hóa đơn đã xuất, hóa đơn xuất ra được ký số điện tử và mã hóa dữ liệu nên không thể thay đổi. Có thể trao đổi, tích hợp với các phần mềm khác.

3. Hướng dẫn lập xuất, quản lý phiếu thu khối trường hợp trên phần mềm iHOADON

3.1. Hướng dẫn tạo mẫu phiếu thu

Bước 1: Tại Trang chủ, chọn Tạo mẫu để mở danh sách quản lý mẫu

Bước 2: Nhấn vào Tạo mẫu, hệ thống hiển thị danh sách mẫu để chọn. Chọn Loại hóa đơn là Phiếu thu, sau đó nhấp chuột vào mẫu cần tạo

Bước 3: Thiết lập các thông tin trên mẫu phiếu thu

- Mẫu số, ký hiệu: Anh/chị thực hiện cần nhập 2 ký tự cuối cùng của ký hiệu theo nhu cầu quản lý (2 ký tự định dạng chữ)

- Thiết lập thông tin đơn vị thu tiền, thông tin người nộp tiền, ảnh nền, logo, định dạng chữ, màu chữ thực hiện giống như khi thiết lập mẫu hóa đơn.

Bước 4: Nhấn Ghi để lưu lại thông tin đã thiết lập

3.2. Hướng dẫn quản lý danh sách phiếu thu

Danh sách này giúp người dùng quản lý danh sách phiếu thu đã lập. Tại danh sách này, các phiếu thu của học sinh, sinh viên được chọn để tạo trong cùng 1 lần lập sẽ được nhóm cùng vào cùng 1 đợt xuất.

Tại thanh menu dọc, chọn Quản lý hóa đơn => chọn Phiếu thu để vào danh sách phiếu thu

3.3. Hướng dẫn Lập phiếu thu

Bước 1: Tại danh sách phiếu thu, chọn chức năng Lập phiếu thu

Bước 2: Điền các thông tin của phiếu thu, các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập

- Chọn mẫu phiếu thu và nhập các thông tin chung (Chỉ chọn được các mẫu trong danh sách mẫu phiếu thu đã thiết lập trên phần mềm và có trạng thái là Sử dụng)

- Nhập thông tin các khoản thu:

+ Để có thể chọn được các khoản thu, người dùng khai báo khoản thu vào danh mục. Trong cùng 1 phiếu thu không được chọn 2 mã khoản thu giống nhau

+ Có hai loại khoản thu:

• Khoản thu có hình thức thu đã khai báo tháng thu học phí (trừ khoản thu có hình thức thu là Tháng) thì ngầm định chọn luôn các tháng thu tiền đã khai báo
• Khoản thu có hình thức thu là Tháng hoặc chưa khai báo tháng thu học phí thì phần mềm sẽ hiển thị màn hình Chọn tháng thu học phí. Bạn thực hiện tích chọn tháng cần thu và nhấn Ghi để lưu thông tin

- Chọn danh sách học sinh, sinh viên cần lập phiếu thu

+ Danh sách học sinh, sinh viên được chia thành 2 danh sách như sau:

• Danh sách bên trái: Là danh sách các học sinh, sinh viên đã khai báo trong danh mục. Anh/chị thực hiện tìm kiếm và chọn học sinh, sinh viên ở danh sách này để lập phiếu thu
• Danh sách bên phải: Là danh sách các học sinh, sinh viên đã được chọn ở danh sách bên trái

Để chọn danh sách học sinh, sinh viên lập phiếu thu, người dùng thực hiện tìm kiếm học sinh, sinh viên theo các điều kiện lọc (Lớp, Tỷ lệ miễn giảm, mã học sinh, sinh viên hoặc tên học sinh, sinh viên), tích chọn học sinh cần lập phiếu, sau đó nhấn vào biểu tượng mũi tên để chuyển học sinh, sinh viên đã chọn sang danh sách bên phải

Ngoài ra có thể thao tác thêm, sửa hoặc xóa học sinh, sinh viên tại danh sách này bằng cách nhấn vào các biểu tượng tương ứng tại đây

Bước 3: Kiểm tra thông tin của các học sinh, sinh viên cần xuất phiếu thu trên Danh sách học sinh, sinh viên đã được chọn

Một số lưu ý khi kiểm tra thông tin của học sinh, sinh viên

• Trường hợp dòng học sinh, sinh viên bôi đỏ: là cảnh báo thông tin tỷ lệ miễn giảm của học sinh, sinh viên này khác so với tỷ lệ miễn giảm đã chọn tại phần thông tin chung của phiếu thu
• Trường hợp dòng học sinh, sinh viên bôi vàng: là cảnh báo trùng đã lập phiếu thu cho khoản thu tại tháng đã chọn đối với học sinh, sinh viên này. Anh/chị có thể xem thông tin trùng phiếu thu chi tiết theo học sinh, sinh viên hoặc xem của tất cả học sinh, sinh viên, đồng thời có thể xóa nhanh các dòng học sinh, sinh viên trùng bằng cách nhấn Bỏ chọn học sinh, sinh viên trùng

Bước 4: Nhấn Ghi tạm để lưu thông tin phiếu thu đã lập hoặc nhấn Xuất phiếu thu để cấp số và xuất phiếu thu

Lưu ý

• Mỗi học sinh, sinh viên trong cùng 1 lần lập sẽ được tạo tương ứng thành 1 phiếu thu
• Xuất phiếu thu chỉ cấp số phiếu thu mà không ký số lên phiếu thu
• Ở ngoài danh sách phiếu thu, các hóa đơn được chọn để tạo trong cùng 1 lần lập sẽ được nhóm chung vào cùng 1 đợt xuất.

Trên đây là bài viết về quản lý phiếu thu khối trường học trên phần mềm iHOADON. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn giải đáp các thắc mắc về phiếu thu khối trường học, để từ đó có thể phục vụ tốt hơn cho công việc các bạn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH