Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử | EFY-iHOADON

Hoá đơn điện tử có đính kèm bảng kê không là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt là với những nghiệp đã quen với việc sử dụng hóa đơn giấy. Vì vậy, iHOADON sẽ giải đáp đầy đủ những quy định về bảng kê hóa đơn điện tử.

Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn

1. Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử

Theo như quy định trước đây, hoá đơn được xuất kèm bảng kê. Đối với những doanh nghiệp mà có nhiều danh mục hàng hóa/ dịch vụ và xuất bán với số lượng lớn, bảng kê là một loại giấy tờ quan trọng đi kèm với hóa đơn giúp cho đơn vị kiểm soát và đối chiếu số lượng. Vậy khi doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thì có được sử dụng bảng kê kèm theo hay không?

Theo Khoản 1,2 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: trường hợp doanh nghiệp có danh mục hàng hóa, dịch vụ mà nhiều hơn số dòng của 1 trang hóa đơn thì doanh nghiệp có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê danh sách hàng hóa, dịch vụ xuất bán theo hóa đơn.

Tuy nhiên, quy định trên chỉ được áp dụng với hóa đơn giấy do hóa đơn giấy bị giới hạn số lượng dòng của một hóa đơn. Còn với hoá đơn điện tử không bị giới hạn số dòng, số trang thì sẽ được quy định như thế nào?

Khi doanh nghiệp áp dụng hoá đơn điện tử, trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài nhiều hơn 1 trang hoá đơn, một số cơ quan Thuế sẽ chấp thuận cho doanh nghiệp xuất hoá đơn điện tử kèm bảng kê hoá đơn nhưng một số cơ quan Thuế lại không cho phép điều này.

Cụ thể:

Theo Công văn số 78552/CT-TTHT của Cục Thuế TP Hà Nội, Công văn 9984/CT-TTHT của Cục thuế Bình Dương và Công văn số 3474/CT-TTHT của Cục Thuế Bắc Ninh: không cho phép việc lập hoá đơn điện tử kèm bảng kê. Ngược lại, theo Công văn 8964/CT-TTHT do Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành thì cho phép hóa đơn điện tử đính kèm bảng kê.

Như vậy, để biết doanh nghiệp có được lập hoá đơn điện  tử kèm bảng kê hay không doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định của Cơ quan Thuế nơi quản lý để nắm được thông tin cụ thể. Trường hợp chưa có thông tin, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế đang quản lý để được hướng dẫn.

Trường hợp khi lập hóa đơn điện tử mà số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân kinh doanh đó sẽ phải trình lên Cục thuế để xem xét. Trong trường hợp Cục thuế chấp nhận thì doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh mới tiến hành lập bảng kê kèm theo hoá đơn điện tử theo quy định, hóa đơn điện tử sẽ được chuyển sang chứng từ giấy và đính kèm bảng kê. Trường hợp cục thuế không cho phép, đơn vị sẽ lập hoá đơn điện tử nhiều trang.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử khi hoá đơn nhiều hơn 1 trang theo quy định

Đối với hoá đơn điện tử có danh mục hàng hoá, dịch vụ quá dài vượt quá 1 trang, Doanh nghiệp căn cứ vào quy định của Cục Thuế nơi quản lý đơn vị để xử lý 

Quy định xuất hoá đơn nhiều trang

2.1 Trường hợp đơn vị không được phép lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 1, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu doanh nghiệp xuất bán danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài thì đơn vị có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang. Tuy nhiên, khi đơn vị phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang, các trang hóa đơn sau cần đảm bảo các điều kiện sau đây:

• Các trang sau phải cùng số hóa đơn với trang đầu tiên.
• Các trang sau cần trùng khớp các thông tin về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán. Nếu người mua là đơn vị Kế toán thì từ trang hóa đơn thứ 2 trở đi cần có tên, địa chỉ và chữ ký người mua.
• Các trang sau phải trùng khớp về mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn với trang đầu tiên.
• Kèm theo các ghi chú ở các trang sau bằng tiếng Việt không có dấu “tiep theo trang truoc - trang a/b”. Trong đó a là số thứ tự của trang hóa đơn, b là số trang.

Như vậy, để tạo lập hóa đơn điện tử nhiều trang khi danh mục hàng hóa, dịch vụ dài vượt quá 1 trang, khi lập hoá đơn nhiều trang doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí trên. Trường hợp doanh nghiệp không chắc chắn đơn vị mình có được xuất hoá đơn điện tử kèm bảng kê hay không cũng nên áp dụng xuất hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.

2.2 Trường hợp doanh nghiệp được sử dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn

Trường hợp khu vực Cơ quan Thuế quản lý của doanh nghiệp chấp nhận việc sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử thì kế toán có thể lập hóa đơn và bảng kê theo những nội dung sau đây: 

Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử cần phải thể hiện rõ các nội dung: 

• Kèm theo bảng kê số ..., thời gian (ngày/tháng/ năm) cụ thể. 
• Mục tên hàng hóa chỉ cần ghi tên gọi. 
• Các quy định khác tuân theo quy định tại Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nội dung thể hiện trên bảng kê

Doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu, thiết kế bảng kê phù hợp với các hàng hóa, dịch vụ của mình. Tuy nhiên, bảng kê cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:

• Đầy đủ tên người bán, địa chỉ và MST của người bán.
• Đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Trường hợp người bán nộp Thuế theo hình thức khấu trừ thì cần có mục tiền Thuế GTGT.
• Bảng kê đính kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số…,thời gian (Ngày/ tháng/ năm) cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua”.
• Trường hợp bảng kê nhiều trang thì cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai.
• Trang cuối cùng của bảng kê cần có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như thể hiện trên hóa đơn.

Trên đây là đầy đủ những quy định về bảng kê hoá đơn điện tử. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho ảnh chị giải quyết những vướng mắc về hoá đơn điện tử.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT