Thời điểm lập và ký số Hoá đơn điện tử (Cập nhật theo quy định tại Nghị định 123)

Theo quy định mới, thời điểm lập và ký hoá đơn điện tử được quy định như thế nào? Trong bài viết này EFY-iHOADON sẽ cập nhật chi tiết quy định về thời điểm lập và ký hoá đơn điện tử đối với từng trường hợp, lĩnh vực cụ thể. Giải đáp vướng mắc về  ngày lập và ngày ký (thời điểm lập và ký) hoá đơn có bắt buộc trùng nhau không? Kế toán và các đơn vị cần nắm vững đảm bảo lập và ký hoá đơn đúng quy định.

Thời điểm lập và ký Hoá đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123

1. Quy định chung về Thời điểm lập hoá đơn

Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về thời điểm lập hoá đơn như sau:

Đối với hoạt động bán hàng hoá

- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể 

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

Theo Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

* Trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác

Bao gồm các dịch vụ được bán theo kỳ nhất định như:

- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không

- Dich vụ cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP),

- Dịch vụ cung cấp nước

- Dịch vụ truyền hình

- Dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ)

- Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông GTGT)

- Dịch vụ logistic

- Dịch vụ CNTT (trừ trường hợp quy định tại điểm Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

=> Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. (Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua).

* Đối với dịch vụ viễn thông và CNTT

Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông GTGT), dịch vụ CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, CNTT) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

* Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

* Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

- Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

* Đối với lĩnh vực vận tải hàng không

- Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 5 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

* Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô:

Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

* Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua

- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

* Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo hệ thống cửa hàng

Các đối tượng này hoạt động theo mô hình hệ thống cửa hàng bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng nhưng toàn bộ hoạt động kinh doanh được quy về trụ sở chính. Nếu hệ thống máy tính tiền chưa đáp ứng điều kiện kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in phiếu tính tiền thì cuối ngày căn cứ trên thông tin phiếu tính tiền để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Thời điểm lập và ký Hoá đơn điện tử đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo hệ thống cửa hàng

* Đối với hoạt động bán điện

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

* Đối với hoạt động bán xăng dầu

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

* Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

* Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh:

- Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.

- Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

* Đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền

- Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm tính tiền gửi thông tin chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế

- Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn điện tử: Khách hàng cập nhật đầy đủ thông tin vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin này, doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

* Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí:

- Từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

* Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng:

- Ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.

- Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

Lưu ý: Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

3. Quy định về thời điểm ký số hoá đơn, ngày lập và ngày ký số hoá đơn có bắt buộc trùng nhau không?

Theo nội dung quy định tại Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Do vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc phải trùng nhau. Nhưng thông thường thời điểm ký số hoá đơn trùng với thời điểm lập hoá đơn.

Trên đây là đầy đủ quy định về thời điểm lập và ký hoá đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. NNT cần nắm vững để thực hiện theo đúng quy định. Tránh những sai phạm không đáng có xảy ra.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT