Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh năm 2026

Việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc cho một số nhóm đối tượng cá nhân, hộ kinh doanh thì việc xin phát hành hóa đơn điện tử được rất nhiều người quan tâm. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn quy trình, hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử. Tham khảo ngay nhé.

1. Quy định chung về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Quy định về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

1.1 Căn cứ pháp lý

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử căn cứ pháp lý theo các văn bản sau đây:

- Luật Quản lý thuế 2019.

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tùy theo loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mà cơ quan thuế sẽ yêu cầu về quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử tương ứng.

1.2 Phát hành hóa đơn điện tử là làm gì?

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

- Cơ quan thuế chấp nhận, người nộp thuế mới có thể lập và xuất hóa đơn hợp lệ

Có thể hiểu đơn giản bản chất của phát hành hóa đơn điện tử là đăng ký, được duyệt rồi mới được sử dụng.

1.3 Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đảm bảo các điều kiện sau đây thì mới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được:

- Có mã số thuế, đang hoạt động hợp pháp

- Có chữ ký số

- Có cơ sở hạ tầng để lập, ký số, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử

- Sử dụng một trong các hình thức hóa đơn phù hợp: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Xem thêm: Hạn chót nộp báo cáo thống kê của 34 tỉnh thành? Hướng dẫn nộp báo cáo online chi tiết

2. Hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện quy trình đăng ký sử dụng với cơ quan thuế để được chấp nhận trước khi xuất hóa đơn điện tử.

Quy trình đăng ký trên cổng thông tin hóa đơn điện tử:

Bước 1: Truy cập Cổng TTĐT hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và lập Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT

Người dùng điền các thông tin về người nộp thuế, MST, cơ quan thuế bản lý, số điện thoại liên hệ… theo như hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 2: Chọn loại hóa đơn điện tử

Người dùng lựa chọn loại hóa đơn điện tử áp dụng bao gồm:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Bước 3: Nếu chọn HĐĐT có mã, tích lựa chọn có/không trả tiền dịch vụ (theo diện được hỗ trợ)

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (theo nhóm hóa đơn/chứng từ sử dụng)

Bước 5: Chọn loại hóa đơn doanh nghiệp sẽ sử dụng (GTGT, bán hàng, loại khác…)

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng để ký hóa đơn điện tử

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Bước 8: Hoàn thiện tờ khai, ghi ngày tháng và ký số/xác nhận theo hướng dẫn hệ thống.

Bước 9: Hệ thống gửi thông báo tiếp nhận đăng ký cho doanh nghiệp

Trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế có trách nhiệm đối chiếu thông tin, đồng thời gửi phản hồi theo mẫu Mẫu 01/TB-ĐKĐT

+ Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

+ Không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (ghi rõ lý do từ chối)

Sau khi thông tin chính xác, cơ quan thuế gửi yêu cầu doanh nghiệp xác nhận lại qua email hoặc số điện thoại, doanh nghiệp phải xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu doanh nghiệp không xác nhận thì hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ.

Trường hợp thông tin đã khớp nhưng doanh nghiệp thuộc nhóm có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế có thể:

- Gửi Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin (Mẫu 01/TB-BSTT-NNT).

- Thực hiện xác minh thực tế tại địa chỉ kinh doanh (tùy trường hợp).

Mẫu 01/TB-BSTT-NNT

Khi đó, doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo

+ Nếu giải trình đạt yêu cầu => Cơ quan thuế chấp nhận

+ Nếu không đạt yêu cầu => Cơ quan thuế từ chối và ghi rõ lý do

Xem thêm: Hướng dẫn thông báo số tài khoản hộ kinh doanh mới nhất theo mẫu số 01/BK-STK

3. Hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Căn cứ Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên thuộc diện phải triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế)

Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh như sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống, điền thông tin trên tờ khai bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan quản lý thuế, người liên hệ, địa chỉ, email, số điện thoại liên hệ

Bước 2: Chọn hình thức hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Bước 3: Nếu chọn hóa đơn có mã, tích lựa chọn có/không trả tiền dịch vụ (tùy trường hợp).

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 5: Chọn loại hóa đơn sử dụng, ví dụ:

- Hóa đơn GTGT.

- Hóa đơn bán hàng.

- Các loại hóa đơn khác/chứng từ tương tự hóa đơn (nếu có).

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng (nếu thuộc trường hợp cần ký số).

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).

Bước 8: Hoàn thiện thông tin, ghi ngày tháng và ký/xác nhận theo hướng dẫn để gửi hồ sơ.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử về cơ bản là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, cơ quan thuế chấp nhận thì mới lập được hóa đơn điện tử. Cần tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT