Hướng dẫn xử lý việc trùng mã số thuế cá nhân năm 2023

Cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành có trách nhiệm phải nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Khi đủ điều kiện để đóng thuế, cá nhân, tổ chức cần đăng ký mã số thuế cá nhân. Tuy nhiên, có một số trường hợp xảy ra tình trạng mã số thuế cá nhân bị trùng. Trong bài viết sau đây, iHOADON sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu nguyên nhân và cách để xử lý tình trạng trùng mã số thuế cá nhân.

1. Thế nào là mã số thuế cá nhân?

Thế nào là mã số thuế cá nhân?

Mã số thuế theo quy định tại Điều 3.5 Luật Quản lý thuế 2019 “là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế”. 

Như vậy, có thể hiểu, mã số thuế cá nhân là dãy số gồm 10 hoặc 13 chữ số và ký tự khác được cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế để quản lý. 

Việc mỗi cá nhân có một mã số thuế riêng nhằm giảm thiểu thời gian và tăng tính hiệu quả trong quản lý thuế TNCN của người nộp thuế. Đồng thời, thông qua mã số thuế TNCN, cá nhân có thể dễ dàng kê khai các khoản thu nhập khi lao động và làm việc tại Việt Nam

Về nguyên tắc, mã số thuế cá nhân là duy nhất, không có hai cá nhân nào có chung một mã số thuế. Do đó, không được phép trùng mã số thuế cá nhân. Tuy nhiên, vì nhiều lý do, đôi khi vẫn sẽ xảy ra tình trạng trùng mã số thuế cá nhân. Dưới đây là một số trường hợp và cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân năm 2023.

2. Nguyên nhân bị trùng mã số thuế cá nhân

Nguyên nhân bị trùng mã số thuế cá nhân

Hai trong số nhiều nguyên nhân dẫn đến việc người nộp thuế bị trùng mã số thuế cá nhân. có thể kể đến như:

- Người nộp thuế bị trùng số CMND/CCCD. 

CMND do cơ quan Công an cấp là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân. Về nguyên tắc, số CMND là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, một số trường hợp, 2 cá nhân ở 2 địa phương khác nhau trùng số CMND. Hiện nay, theo nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế cơ quan nhà nước không cho phép cấp mã số thuế cho trường hợp trùng CMND.

- Số CMND của người nộp thuế bị khai báo trộm

Dù người nộp thuế chưa đăng ký hoặc sử dụng CMND/CCCD để kê khai và nộp thuế nhưng số CMND/CCCD đã có trên hệ thống. Nguyên nhân của tình trạng này có thể là do số CMND/CCCD bị khai báo nhầm.

3. Hướng dẫn xử lý việc trùng mã số thuế cá nhân năm 2023

Hướng dẫn xử lý việc trùng mã số thuế cá nhân năm 2023

Nếu bị trùng mã số thuế cá nhân, người nộp thuế cần báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn hoặc cơ quan thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND. Cụ thể, trình tự xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân như sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh CMND tới cơ quan Thuế 

Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND (ví dụ là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số CMND tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (ví dụ là là cơ quan Thuế B).

Người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm: 

• Phiếu yêu cầu xác minh số CMND.
• Bản sao CMND của người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A. 

Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra lại số chứng minh nhân dân của người nộp thuế

Cơ quan Thuế B nhận hồ sơ đề nghị xác minh của cơ quan thuế A, sau đó thực hiện kiểm tra số CMND của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của người nộp thuế lưu tại cơ quan Thuế. 

Nếu người nộp thuế đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN online, cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của người nộp thuế yêu cầu cung cấp bản sao CMND đã được cấp mã số thuế. Theo đó, kết quả xác minh sẽ bao gồm:

• Tình huống 1: Số CMND của người nộp thuế được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế do người nộp thuế kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi thông tin người nộp thuế được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A. 
• Tình huống 2: Số CMND trên hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A. 

Như vậy, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:

• Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số CMND. 
• Bản sao CMND của người nộp thuế được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B. 

Bước 3: Căn cứ kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơ quan Thuế A thực hiện quy trình sau đây:

• Trường hợp 1: Sau khi nhận thông báo về việc cơ quan thuế B điều chỉnh thông tin số CMND của người nộp thuế được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A gửi lại thông tin của người nộp thuế về Tổng cục để cấp mã số thuế cho người nộp thuế theo quy trình đăng ký thuế.
• Trường hợp 2: Người nộp thuế được cấp mã tại cơ quan Thuế B và người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho người nộp thuế (thay lại đúng mã số thuế mà cơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho người nộp thuế). 
• Trường hợp 3: Người nộp thuế được cấp mã tại cơ quan Thuế A và người nộp thuế xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND, cơ quan Thuế A giải thích cho người nộp thuế đổi lại CMND mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của người nộp thuế.

Đồng thời, cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế, bản sao CMND của người nộp thuế trùng CMND mà cơ quan Thuế B cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này. 

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách xử lý khi bị trùng mã số thuế cá nhân năm 2023. Hy vọng rằng với những thông tin được chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH