Quy định xuất hóa đơn hàng cho - biếu - tặng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Từ ngày 01/7/2026, việc lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định pháp luật mới. Quy định về xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng ra sao vẫn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ làm rõ toàn bộ quy định liên quan đến vấn đề này.

1. Hàng cho, biếu, tặng có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Hàng cho, biếu, tặng thuộc diện phải xuất hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đáng chú ý, nghĩa vụ này áp dụng cả với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, bên cạnh các trường hợp như khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn.

Như vậy, nghĩa vụ lập hóa đơn không chỉ phát sinh khi có hoạt động bán hàng và thu tiền. Việc đem hàng hóa, dịch vụ đi cho, biếu, tặng cũng là một nghiệp vụ kinh tế thuộc diện phải xuất hóa đơn, trừ một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 của Nghị định.

Về cách thức lập, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án: 

- Lập hóa đơn theo từng giao dịch cho, biếu, tặng phát sinh

- Lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. 

- Tuy nhiên, nếu người nhận yêu cầu lấy hóa đơn riêng theo từng lần phát sinh, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn giao cho người đó theo từng giao dịch, không được gộp chung vào hóa đơn tổng hợp.

Trường hợp lập hóa đơn tổng hợp, người bán phải ghi rõ dòng chữ "kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm" trên hóa đơn, đồng thời lập kèm bảng kê thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày lập cùng chữ ký người lập bảng kê. Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê còn phải bổ sung thêm thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng.

2. Nội dung hóa đơn hàng biếu, tặng cần thể hiện những gì theo nghị định 254/2026/NĐ-CP

Quy định về xuất hóa đơn hàng cho, biếu, tặng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định, bao gồm: 

+ Tên, ký hiệu, mẫu số và số hóa đơn

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

+ Thông tin người mua theo quy định

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

+ Thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán (nếu có)

+ Thời điểm lập hóa đơn

+ Thời điểm ký số

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã, cùng các khoản phí, chiết khấu, khuyến mại liên quan nếu phát sinh.

Riêng đối với chữ ký số của người mua, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của bên nhận, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định riêng. 

Doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung hóa đơn đúng với hàng hóa, dịch vụ thực tế được đem cho, biếu, tặng, tránh ghi sai lệch dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu.

3. Xác định thời điểm lập hóa đơn hàng biếu, tặng

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Áp dụng nguyên tắc này cho hàng hóa dùng để biếu, tặng, dù không phát sinh khoản tiền phải thanh toán, bản chất giao dịch vẫn là hoạt động chuyển giao hàng hóa. 

Do đó, doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn gắn liền với thời điểm bàn giao hàng hóa thực tế cho bên nhận, không căn cứ vào ngày mua hàng hoặc ngày dự kiến tổ chức chương trình tặng quà. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp tặng khách hàng một sản phẩm và thực tế bàn giao vào một ngày cụ thể, hóa đơn phải được lập theo đúng ngày bàn giao đó.

4. Kê khai và tính thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng

Hướng dẫn kê khai và tính thuế GTGT hàng cho, biếu, tặng

Hàng hóa dùng để biếu, tặng vẫn phải được xem xét về thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra và giá tính thuế theo quy định pháp luật thuế GTGT hiện hành.

Tóm lại, khi xuất hóa đơn cho hàng cho, biếu, tặng, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra ba vấn đề: hóa đơn đã ghi đủ nội dung theo quy định hay chưa, thời điểm lập hóa đơn đã đúng nguyên tắc hay chưa, và việc kê khai, tính thuế GTGT đã phù hợp với quy định hiện hành hay chưa.

5. Một số lưu ý khi lập hóa đơn hàng biếu, tặng

Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ xác định rõ thời điểm bàn giao hàng biếu, tặng, phân công bộ phận chịu trách nhiệm lập hóa đơn kịp thời ngay khi giao hàng. 

Đối với các chương trình có số lượng người nhận lớn, việc lựa chọn lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết sẽ giúp giảm khối lượng công việc, tuy nhiên vẫn cần lưu trữ đầy đủ danh sách hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng và hồ sơ liên quan để phục vụ công tác quản lý thuế khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu, kiểm tra.

Từ ngày 01/7/2026, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định, dù không phát sinh khoản tiền thu về. Doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung hóa đơn, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn hàng biếu, tặng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế GTGT để tránh sai sót, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra sau này.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT