Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) được các cá nhân sử dụng trong kỳ kê khai, quyết toán thuế TNCN. Quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Mua chứng từ khấu trừ thuế e-TNCN đáp ứng Nghị định 123 và Thông tư 78 ở đâu uy tín? Cùng iHOADON tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Thế nào là chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

1.1. Khái niệm

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức của cá nhân chi trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng chứng từ giấy (quyển biên lai) - đặt in, tự in hoặc dùng chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ:

“Từ ngày 01/7/2022, các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử”

Do vậy, từ ngày 01/7/2022, cá cá nhân thực hiện kê khai, quyết toán thuế TNCN tại các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

1.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Xét theo trường hợp được quy định trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với mục đích sau:

- Chứng minh khoản thuế mà người lao động được khấu trừ theo quy định

- Căn cứ để NLĐ biết mình có phải đóng thuế TNCN hay không và mức khấu trừ

- Thể hiện tính minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà người lao động được khấu trừ

- Là một trong những giấy tờ nằm trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp người lao động trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan Thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo tại NĐ 126/2020/NĐ-CP).

Trong trường hợp đơn vị chỉ trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do đơn vị đã chấm dứt hoạt động thì Cơ quan Thuế căn cứ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

2. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“Tổ chức, cá nhân chi trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ thuế.”

Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với đơn vị, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

Đồng thời, tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Theo đó, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, đơn vị khấu trừ thuế phải lập chứng từ và giao cho người lao động bị khấu trừ hoặc khi người lao động có yêu cầu.

3. Khi nào phải khấu trừ thuế TNCN và được cấp chứng từ

Khi nào phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN và được cấp chứng từ?

Theo điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

- Người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng: NLĐ có quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấu chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế

- Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Đơn vị chi trả thu nhập chỉ cấp cho NLĐ chứng từ khấu trừ thuế trong 01 kỳ tính thuế.

Bên cạnh đó, NLĐ được quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc các trường hợp phải khấu trừ.

Lưu ý: Riêng trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì đơn vị chi trả thu nhập không thực hiện cấp chứng trừ khấu trừ thuế TNCN.

Cụ thể, các trường hợp cá nhân bị khấu trừ thuế gồm:

- Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ hoạt động đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ trúng thưởng

- Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ bản quyền và nhượng quyền thương mại

- Khấu trừ thuế đối với các trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập)

4. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất

4.1. Bắt buộc chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, các đơn vị bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.

4.2. Quy định về nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123, những nội dung cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm:

(1) Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự;

(2) Tên, địa chỉ và MST của người nộp;

(3) Tên, địa chỉ và MST của người nộp thuế (nếu có);

(4) Quốc tịch (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm chi trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số tiền thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn nhận;

(6) Ngày/tháng/năm lập chứng từ;

(7) Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập

Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì phải thực hiện ký số trên chứng từ.

4.3. Thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Các tổ chức, đơn vị khấu trừ thuế tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử và không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử tới Cơ quan Thuế.

Đồng thời, các đơn vị chi trả thu nhập không thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn tại mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

5. Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ở đâu uy tín?

Mua chứng từ khấu trừ thuế e-TNCN tại EFY Việt Nam

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Công ty EFY Việt Nam đã phát hành phần mềm Hóa đơn điện tử iHOADON đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất cùng nhiều lợi ích:

- Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này để nộp đăng ký với cơ quan Thuế

- Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo NĐ 123 và Thông tư 78

- Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót

- Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi tới Cơ quan thuế

- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: đăng ký MST cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, quyết toán thuế TNCN, kê khai thuế theo kỳ, lập chứng từ khấu trừ thuế,...

Chuyển đổi dễ dàng, đáp ứng chuẩn thuế theo Nghị định 123 và Thông tư 78 với nhiều ưu điểm:

✔️ MIỄN PHÍ khởi tạo với khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON

✔️ MIỄN PHÍ khởi tạo chứng từ khấu trừ thuế TNCN với khách hàng mua mới combo Hóa đơn điện tử iHOADON và chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử e-TNCN

✔️ MIỄN PHÍ 10 năm lưu trữ chứng từ

✔️ Thương hiệu UY TÍN với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai cho hơn 160.000 khách hàng trên toàn quốc

Để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại EFY, cá nhân thực hiện theo thủ tục dưới đây:

Bước 1: Liên hệ đến EFY Việt Nam tại đây

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và xác lập hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Hồ sơ đăng ký gồm:

- 01 bản scan Giấy đăng ký kinh doanh

- 01 bản scan thẻ Căn cước hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật

- Trong trường hợp ủy quyền thì cung cấp thêm giấy ủy quyền và thẻ Căn cước/Hộ chiếu của người được ủy quyền

Bước 3: Duyệt hồ sơ và hướng dẫn sử dụng

>>> Xem chi tiết cách sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm iHOADON

Bước 4: Bàn giao phần mềm sử dụng dịch vụ

Trên đây là tổng hợp quy định mới nhất về Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu tư vấn miễn phí phần mềm Hóa đơn điện tử iHOADON vui lòng đăng ký dưới đây.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

ThuongNTH