Thủ tục chuyển đổi Hoá đơn giấy sang sử dụng Hoá đơn điện tử mới nhất

Nhằm tối tiết kiệm chi phí, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà cũng như bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro do mất, hỏng hóa đơn cho doanh nghiệp, Chính phủ đã ra nghị quyết đổi mới đó là việc sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục thuế cũng đã áp dụng và ngày càng đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử tại các tổ chức, doanh nghiệp trên phạm vi cả nước. Nhưng đối với Doanh nghiệp, họ cần chuẩn bị những gì để chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục này.

Chuyển đổi hoá đơn giấy sang HĐĐT

 1. Lợi ích của việc doanh nghiệp chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử

Việc chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được những nhược điểm khi sử dụng hoá đơn giấy: tốn kém chi phí, thời gian, công sức cho việc in ấn, xuất hoá đơn và lưu trữ, gửi hoá đơn thủ công. Bên cạnh đó, hình thức hoá đơn này lại tồn tại nhiều rủi ro về hoá đơn giả, hoá đơn bị thất lạc, mất hỏng hoá đơn…nhưng khi chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử đó không còn là nỗi lo đối với doanh nghiệp. Hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các vấn đề:

- Tiết kiệm lên đến 90% chi phí cho việc in ấn, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển hoá đơn

- Giảm thiểu tối đa thời gian cho kế toán cho việc xuất hoá đơn, gửi hoá đơn rút ngắn quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tìm kiếm tra cứu hoá đơn cũng diễn ra nhanh chóng chỉ với một vài click chuột.

- Tăng mức độ tin cậy của hoá đơn

- Hoá đơn được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống lên đến 10 năm, không còn tình trạng mất hỏng hoá đơn do cháy, nổ hay các ảnh hưởng tác động bên ngoài

- Lập, xuất, tra cứu, quản trị tình hình hoá đơn mọi lúc, mọi nơi trong môi trường intrenet

- Gửi hoá đơn điện tử cho khách hàng vơi phương thức đa dạng, nhanh chóng

- Tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác (CRM, ERP…), phần mềm kế toán, quản lý bán hàng….

- Tự động báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn nhanh chóng chính xác

2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử

Điều kiện doanh nghiệp triển khai hoá đơn điện tử

Điều kiện để Doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện áp dụng hoá đơn điện tử và đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế và nộp thuế; hay doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

- Có địa điểm và các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu để đơn vị có thể khai thác; kiểm soát; xử lý; quản lý; sử dụng; bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử

- Sở hữu đội ngũ người thực hiện sử dụng hoá đơn điện tử có trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

- Có chữ ký số cần đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật

- Có sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán và cần đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ luôn được tự động chuyển tải vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ thông tin dữ liệu phải đáp ứng hoặc tương thích với các tiêu chuẩn về hệ thống lưu trữ dữ liệu

+ Có quy trình thực hiện sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo việc sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử sang các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu

3. Thủ tục chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử

3.1 Thủ tục huỷ hoá đơn giấy không sử dụng để chuyển sang hoá đơn điện tử

Để thực hiện thủ tục huỷ hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ, cá nhân kinh doanh và trình tự các đơn vị cần đảm bảo thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (Hộ, cá nhân kinh doanh không cần phải thành lập Hội đồng khi tiến hành hủy hóa đơn)

Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm

• Đại diện lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh
• Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh.

Bước 2: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần phải thực hiện lập bảng kiểm kê những hóa đơn cần hủy.

Bước 3: Thực hiện ký biên bản hủy hóa đơn

Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký xác nhận vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu việc huỷ hoá đơn có sai sót.

Bước 4: Thông báo kết quả của việc hủy hóa đơn

Đơn vị cần làm thông báo kết quả huỷ hoá đơn theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 (ban hành kèm theo Thông tư 39/2019/TT-BTC). Thông báo phải đảm bảo đầy đủ các nội dung: Loại, Ký hiệu, Số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, Ngày giờ hủy, Phương pháp hủy, Lý do hủy.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được lập thành hai (2) bản, trong đó 1 bản lưu, bản còn lại gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày đơn vị thực hiện hủy hóa đơn.

3.2 Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Bước 1: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi về cơ quan Thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử

Lưu ý: Trong thời hạn 3 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tới địa chỉ mail của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Trường hợp thông báo phát hành hoá đơn điện tử được chấp nhận, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp thông tin về tài khoản và mật khẩu đăng nhập trang thuế.

- Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn điện tử không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại nội dung theo hướng dẫn hỗ trợ của Cơ quan thuế thông qua hotline hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (T-VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Trên đây, iHOADON đã hướng dẫn chi tiết các đơn vị thực hiện thủ tục chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử trong doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HaTT_TT