Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì xử lý thế nào?

Kỳ quyết toán thuế TNCN đang đến gần, việc công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khiến nhiều người lao động không biết phải làm gì để thực hiện quyết toán thuế. Bài viết dưới đây của iHOADON sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý chi tiết nhé.

1. Công ty có bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Công ty bắt có nghĩa vụ phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi NLĐ yêu cầu

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về chứng từ khấu trừ thuế như sau:

Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

…2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập tại thời điểm tổ chức chi trả thu nhập khấu trừ thuế TNCN với NLĐ và chứng từ này giao cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ.

=> Tóm lại, công ty có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cá nhân bị khấu trừ khi được yêu cầu, trừ trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

2. Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ thì xử lý thế nào?

Cách xử lý khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ

Nếu công ty đang hoạt động nhưng không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu thì NLĐ thực hiện theo cách sau đây:

Cách 1: Gửi yêu cầu đến phòng nhân sự

NLĐ gửi email đến phòng nhân sự của công ty cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Nội dung trong email bao gồm các thông tin:

- Họ và tên đầy đủ NLĐ

- Mã số thuế cá nhân

- Số điện thoại liên hệ

- Thời gian làm việc tại công ty

Nếu trong vòng 5 ngày làm việc mà không nhận được phản hồi, người lao động gửi lại email nhắc nhở hoặc liên hệ trực tiếp với kế toán công ty để được giải quyết.

Cách 2: Khiếu nại đến cơ quan thuế

Sau khi đã làm theo cách 1 nhưng vẫn không được công ty cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì NLĐ gửi đơn khiếu nại đến chi cục thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để được giải quyết.

Cách 3: Khởi kiện đến tòa án

Nếu trường hợp cơ quan thuế đã can thiệp nhưng công ty vẫn không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ, khiến cho NLĐ không thể hoàn thuế thì NLĐ có quyền khởi kiện ra tòa để đòi quyền lợi.

Trường hợp doanh nghiệp đã giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sẽ không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế. Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ của cá nhân và không bắt buộc phải nộp chứng từ khấu trừ thuế trong hồ sơ quyết toán.

3. Mức xử phạt nếu công ty cố ý không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho NLĐ

Căn cứ theo điều 44 Luật quản lý thuế 2019, cá nhân có quyền khiếu nại về hành vi vi phạm của tổ chức trả thu nhập liên quan đến việc không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Hồ sơ khiếu nại bao gồm mã số thuế cá nhân, văn bản yêu cầu cấp chứng từ thuế TNCN đã gửi cho công ty, tài liệu chứng minh thu nhập

Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ khiếu nại sẽ yêu cầu công ty giải trình trong thời hạn từ 10 đến 15 ngày.

Nếu công ty vẫn không thực hiện thì cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp cưỡng chế, xử phạt hành chính với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (quy định tại Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

Nếu cá nhân bị ảnh hưởng đến kỳ quyết toán thuế TNCN, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ NLĐ hoàn thiện thủ tục hoàn thuế, không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản gốc.

4. NLĐ không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán thuế được không?

Người lao động cần phải có chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới tự quyết toán thuế được

4.1 Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế thay

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm:

+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN

+ Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc)

+ Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có);

+ Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có)

+ Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc quy

+ Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

4.2 Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.

4.3 Trường hợp công ty chấm dứt hoạt động

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trên đây là giải đáp thắc mắc: Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì xử lý thế nào? Doanh nghiệp cần mua phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.

Mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email 

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn 

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng  0911 876 893  /  Ms. Yên 0914 975 209 

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

HopLTT