Điều kiện, thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm vững

Ngày 01/11/2020, hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng với 100% đơn vị kinh tế, từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp siêu nhỏ, từ tổ chức đến các cá nhân kinh doanh. Do đó, để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp cũng như giúp kế toán nắm rõ các điều kiện, thủ tục để sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp. 

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử với các doanh nghiệp

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2014/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a. Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử:

c. Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ. Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e. Có các quy định sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
• Có quy định sao lưu và khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo lưu và sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Như vậy về cơ bản, hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động đều đáp ứng được các điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử.

Đối với điều kiện về kết nối, tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị và điều kiện về hệ thống lưu trữ, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn được thuận lợi và đạt kết quả cao.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Sau khi đáp ứng đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, tuân theo các điều kiện của pháp luật và một số tiêu chí sau:

• Có giá trị pháp lý
• Ổn định, chất lượng
• Mang lại nhiều lợi ích
• Có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
• Chi phí tương xứng chất lượng
• Được nhiều doanh nghiệp sử dụng
• Dễ dàng sử dụng

Ngoài ra, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự hiệu quả và mang  lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Khi đã đáp ứng đầy đủ những điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử gửi qua mạng như sau:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2014/TT-BTC
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2014/TT-BTC
• Mẫu hóa đơn

Việc lập và nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế được thực hiện trực tuyến trên Cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế. Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử để doanh nghiệp dễ dàng khai báo thông tin.

Để nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn qua  mạng thì doanh nghiệp cần có chữ ký số và thực hiện tại Thuedientu.gdt.gov.vn. Hồ sơ bao gồm: Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (định dạng xml), Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 32/2014/TT-BTC, mẫu hoá đơn sử dụng.

Lưu ý : - Trong vòng 2 ngày sau khi đăng ký, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo vào email của đại diện công ty. Trong email nêu rõ cơ quan Thuế chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu cấp hóa đơn điện tử không có mã cho doanh nghiệp. Trong trường hợp đăng ký  được chấp nhận thì doanh nghiệp có thể  bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử.

Nếu đề nghị đăng ký không được cơ quan Thuế chấp nhận thì doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký sử dụng lại thủ tục hóa đơn hoặc đăng ký hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Ngoài ra, để chắc chắn xem có được cơ quan thuế chấp nhận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì sau 2 ngày doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử  http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

AnhNTH