Chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử - Những điều cần biết về nghị định 119

Dựa trên chủ trương cải cách thủ tục hành chính của chính phủ, ngành thuế , nhằm đưa lĩnh vực tài chính thuế công khai, minh bạch, tiết kiệm và tối ưu, ngành thuế đẩy mạnh triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động giao dịch thương mại. Không chỉ phát huy được những ưu điểm vượt trội so với việc sử dụng các hình thức hóa đơn cũ, hoá đơn điện tử cũng có nhiều khái niệm mới mà các kế toán viên doanh nghiệp không khỏi bỡ ngỡ khi tiếp cận.

Sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử

Những điều doanh nghiệp cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ pháp lý:

  • Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011
  • Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014
  • Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014
  • Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015
  • Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017
  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất."

Như vậy, hóa đơn điện tử tóm tắt lại là: Tập dữ liệu về thông tin hóa đơn, nội dung hóa đơn được quản lý bằng các phần mềm, máy chủ hoặc hệ thống của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn. Hoá đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc kế toán, tính bảo mật.

2. Quy định về nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Nội dung của hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các thông tin:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt….Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Sử dụng hoá đơn điện tử

Nội dung hóa đơn điện tử

Các nội dung quy định từ Điểm b đến Điểm d Khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

3. Điều kiện khi sử dụng hoá đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau đây:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

 - Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. 

4. Hình thức gửi, nhận hóa đơn điện tử

- Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
- Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

5. Tiện ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị có thể gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua địa chỉ email mà không cần phải chuyển phát hay đưa đến tận nơi, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí vận chuyển, nhất là đối với đơn vị phải chuyển hóa đơn xa. Bên cạnh đó, thời gian luân chuyển hoá đơn giữa bên bán với bên mua chỉ còn tính theo giây giúp công việc giao dịch, thanh toán thực hiện liên tục, thuận lợi.

Sử dụng hoá đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu trữ

Khi áp dụng hoá đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp có thể hoàn toàn quên đi những phát sinh liên quan đến cháy, hỏng, thất lạc hoá đơn. Việc lưu trữ hoá đơn áp dụng công nghệ số, không chỉ quản lý, tra cứu, báo cáo đơn giản mà mức chi phí cũng cực kỳ tiết kiệm.

Giảm thiểu thủ tục hành chính

Tất cả các khâu thủ tục hoá đơn giao dịch với cơ quan thuế đều được áp dụng trực tuyến, giúp thông tin hai chiều giữa đơn vị và cơ quan thuế được kịp thời, thuận lợi, tránh bị trùng lặp hoặc mất mát.

Sử dụng hóa đơn điện tử

Giảm thiểu các thủ tục hành chính cồng kềnh

An toàn thông tin, bảo mật dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, người sử dụng phải có hệ thống, tài khoản truy cập thì mới xem được hóa đơn và phải có chữ ký số để xuất một hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm thì hóa đơn lưu trên hệ thống lưu trữ đám mây của họ, do vậy dù hệ thống máy tính của doanh nghiệp có trục trặc vẫn hoàn toàn có thể khôi phục lại dữ liệu hoá đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử

Bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu

Hỗ trợ các báo cáo có sẵn trên phần mềm

Hệ thống giải pháp hoá đơn điện tử của các nhà cung cấp đều ưu tiên hỗ trợ tất cả nghiệp vụ kế toán, tài chính kế toán liên quan đến hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ tích hợp các giải pháp quản lý doanh nghiệp như SAP ERP, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,…

Đồng thời, các hồ sơ nghiệp vụ giao dịch với cơ quan thuế cũng được hỗ trợ như Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn, Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC, mẫu Thông báo kết quả huỷ hoá đơn TB03/AC, mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn TB04/AC…

Khi thống kê dữ liệu hóa đơn qua phần mềm thì độ chính xác cao, nhanh và tiện lợi.

Hỗ trợ gửi/ nhận hóa đơn qua internet đa dạng

  • Gửi hóa đơn qua email
  • Gửi qua SMS
  • Gửi qua các phần mềm hỗ trợ giao tiếp : facebook, zalo, skype …

Thủ tục phát hành

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT/-BTC thủ tục phát hành hóa đơn điện tử bao gồm các hồ sơ sau:

  • Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Mẫu hóa đơn (bao gồm mẫu cơ bản và mẫu chuyển đổi)
  • Thông báo phát hành hóa đơn (.XML) để nộp trực tuyến
  • Thông báo phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi thông báo phát hành gửi xong, doanh nghiệp đợi 2 ngày làm việc nếu không có thông báo từ cơ quan thuế về việc yêu cầu điều chỉnh/ hủy thông báo phát hành thì đơn vị có thể bắt đầu sử dụng hoá đơn.

** Trên phần mềm EFY-iHOADON đã tích hợp sẵn chức năng xuất bộ hồ sơ thông báo phát hành, điều này giúp doanh nghiệp không phải tạo tay, hoặc lo lắng về việc có đúng biểu mẫu hay không khi lấy các mẫu khác từ trên mạng.

6. Đặc điểm khác biệt của hoá đơn điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử

Hoá đơn điện tử sử dụng chữ ký số USB Token hoặc sử dụng hệ thống ký số tập trung HSM và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tươi và dấu đỏ của doanh nghiệp. Hoá đơn điện tử có thể sử dụng trong các giao dịch, giải ngân, thanh toán, lưu trữ hồ sơ, thanh kiểm tra với các cơ quan chức năng.

Không giới hạn số dòng, số trang

Khác biệt với hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử là tập hợp dữ liệu nên không có giới hạn số dòng, số trang. Do vậy, với hoá đơn điện tử khi xuất nhiều loại hàng hoá chỉ cần đảm bảo tất cả nội dung hàng hoá cùng số hoá đơn, trên bản hiển thị của hoá đơn điện tử (file pdf, file view xml…) phải thể hiện được quy định « tiep theo trang truoc – trang X/Y » là được.

Trên đây là một số thông tin về hóa đơn điện tử Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam cung cấp nhằm mục dích người xem hiểu được khái quát về hóa đơn điện tử và lợi ích của nó.

✅Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON tại đây

ÐĂNG KÍ TÀI KHOẢN 
I-HOADON
✅iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 0911876893 và 02432263099
 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

PhucLQ

Tin tức liên quan

2018 © Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam