Quy định về việc sử dụng hoá đơn điện tử - Kiến thức cơ bản cần biết

Ngày 12/09/2018, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định thời gian triển khai áp dụng mở rộng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới, doanh nghiệp đang hoạt động đã sử dụng hết hóa đơn giấy và doanh nghiệp, tổ chức vẫn còn tồn hoá đơn giấy. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.

Vậy để kế toán doanh nghiệp khỏi bỡ ngỡ khi chuyển sang một hình thức hoá đơn mới với nhiều quy định khác biệt, EFY Việt Nam sẽ trình bày những kiến thức cơ bản, quy định cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì? Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Như vậy khác với hoá đơn giấy là hữu hình thì hoá đơn điện tử là dạng dữ liệu truyền tin được mã hoá và ký điện tử. Hoá đơn điện tử có thể được thể hiện ở nhiều dạng như file xml, file pdf…

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

Tại Điều 2 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử gồm:

“1. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a. Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của luật doanh nghiệp, Luật cá tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo  hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân

b. Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

c. Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã

d. Tổ chức khác

e. Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.”

Như vậy, chủ trương của Chính phủ hướng đến là đưa 100% các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử trong giao dịch nhằm mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, lưu trữ tối ưu, quản lý và kiểm tra thuận tiện, công khai, minh bạch. Do vậy, ngoại trừ các tổ chức không đáp ứng được điều kiện về cơ sở hạ tầng thì hầu hết các đơn vị đều được khuyến khích áp dụng hoá đơn điện tử.

3. Các loại hóa đơn điện tử - Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Thứ nhất: Hóa đơn giá trị gia tăng

Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Thứ hai: Hóa đơn bán hàng

Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hoá đơn bán hàng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Thứ ba: Các loại hóa đơn khác:

+ Tem điện tử, vé điện tử , thẻ điện tử.

+ Phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

+ Hoặc các chứng từ điệu tử có tên gọi khác nhưng nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Lưu ý: Các loại hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài Chính quy định

Các loại hóa đơn điện tử

4. Quy định thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Thời điểm bắt  buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/08/2018 được quy định theo từng giai đoạn, cụ thể như sau:

• Trước ngày 01/11/2018 khi Nghị định chưa có hiệu lực:

Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014.

• Từ 01/11/2018  đến 31/10/2020 với doanh nghiệp đang hoạt động:

+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết.Trường hợp đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy bổ sung.

+ Một số doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế lựa chọn triển khai thử nghiệm hoá đơn điện tử sẽ bắt đầu sử dụng từ thời điểm có quyết định.

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

• Đối với doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

+ Áp dụng hoá đơn điện tử từ thời điểm thành lập.

+ Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chưa đáp ứng được điều kiện hạ tầng để triển khai hoá đơn điện tử thì phải có công văn đề nghị với cơ quan thuế và được chấp nhận.

• Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng phiếu thu tiền thì các đơn vị này tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng. Bên cạnh đó, đơn vị thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (hoặc phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ tài chính.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xong đối với các tổ chức doanh nghiệp , tổ chức kinh tế , tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020

Tuy nhiên, trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

5. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Căn cứ Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ mục đích lưu trữ, theo dõi nhưng không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán như hoá đơn giấy. Ngoại trừ trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế vẫn được công nhận tính pháp lý.

6. Xử lý hóa đơn có sai sót - Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Với hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai xót

Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn:

• Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai xót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế để lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện ra sai sót thì người bán và người mua lập văn bản ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế để lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã cấp mã thì thuế sẽ gửi người bán Mẫu số 05 để người bán kiểm tra. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận thông báo thì người bản phải lập Mẫu số 04 gửi cơ quan thuế và lập hóa đơn mới gửi người mua.

Với hoá đơn điện tử không có mã xác thực

Theo Điều 21 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định như sau:

• Người bán đã lập hóa đơn gửi người mua mà phát hiện ra sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.
• Trường hợp nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử lập có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán kiểm tra.Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập gửi cho người mua, cơ quan thuế.

7. Các đối tượng được cung cấp hóa đơn điện tử miễn phí

Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực là miễn phí đối với các trường hợp:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế khó  khăn,đặc biệt khó khăn.
• Doanh nghiệp vừa, nhỏ, hộ cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập.
• Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc 10  tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử có mã.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài Chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu  kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
• Các trường hợp khác thì do Bộ Tài Chính quyết định.

Để được tư vấn chi tiết hơn về nghiệp vụ, quy trình áp dụng hoá đơn điện tử và giải pháp iHOADON, vui lòng liên hệ trực tiếp với EFY Việt Nam tại đây

✅✅Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài 19006142 Bấm phím 2

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

                                                                                                                                                       AnhNTH