Doanh nghiệp cần chú ý gì khi điều chỉnh địa chỉ hóa đơn điện tử theo địa giới hành chính mới?

15/07/2025 16:11:28

Việc điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo danh mục địa bàn hành chính mới (áp dụng từ 1/7) đang khiến không ít doanh nghiệp băn khoăn. Cùng iHOADON tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Cục Thuế đưa hướng dẫn về việc sử dụng thông tin địa chỉ của người nộp thuế

Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới

Nhằm tháo gỡ những khó khăn phát sinh trong quá trình cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử sau khi danh mục địa bàn hành chính mới có hiệu lực, Cục Thuế – Bộ Tài chính đã kịp thời ban hành công văn hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng thông tin địa chỉ của người nộp thuế. Văn bản này không chỉ đảm bảo yếu tố pháp lý mà còn hướng đến việc tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp trong hoạt động giao dịch, kê khai, và phát hành hóa đơn.

Theo nội dung hướng dẫn, hiện có hai loại địa chỉ được công nhận là hợp pháp để sử dụng trên hóa đơn điện tử: 1 là địa chỉ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đang còn hiệu lực; 2 là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo đơn vị hành chính mới (cấp tỉnh và cấp xã).

Việc cho phép sử dụng linh hoạt giữa hai loại địa chỉ này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xử lý hóa đơn, đồng thời giảm thiểu những gián đoạn về mặt thủ tục khi chưa kịp điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ từng trường hợp cụ thể để lựa chọn loại địa chỉ phù hợp, tránh phát sinh sai sót hoặc bị cơ quan thuế từ chối hóa đơn do ghi nhận không đúng quy định.

Cục Thuế hướng dẫn các trường hợp cụ thể

Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới

Để đảm bảo việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định, Cục Thuế đã đưa ra hướng dẫn chi tiết, phân loại rõ ràng từng trường hợp, đặc biệt với các doanh nghiệp (bao gồm cả người mua và người bán) thuộc nhóm đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh nhưng vẫn đang sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ theo địa bàn hành chính cũ (trước thời điểm thay đổi địa giới hành chính).

Trường hợp 1: Địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật và đồng bộ hóa

Nếu địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính 2 cấp và thông tin này đã được đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử, thì địa chỉ cần sử dụng khi lập hóa đơn sẽ là địa chỉ đã cập nhật theo danh mục mới – không phải địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng văn bản thông báo của cơ quan thuế về việc cập nhật địa chỉ để xuất trình với các cơ quan liên quan, đối tác hoặc khách hàng nhằm đảm bảo tính minh bạch, thống nhất thông tin trong các giao dịch.

Trường hợp 2: Địa chỉ đã được cập nhật nhưng chưa đồng bộ với hệ thống hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật địa chỉ mới theo địa bàn hành chính 2 cấp, những thông tin này chưa được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử, thì địa chỉ ghi trên hóa đơn vẫn sẽ là địa chỉ cũ, theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đây là phương án tạm thời nhằm tránh gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn trong giai đoạn hệ thống đang chuyển đổi. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thông báo từ cơ quan thuế và đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để cập nhật thông tin kịp thời ngay khi việc đồng bộ hoàn tất.

Trường hợp người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông

Đối với người mua không đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh, Cục Thuế cũng có hướng dẫn rõ ràng: địa chỉ ghi trên hóa đơn sẽ là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính mới, và thông tin này đã được thông báo trực tiếp đến người nộp thuế thông qua hệ thống ứng dụng quản lý thuế.

Việc áp dụng thống nhất địa chỉ mới này giúp đảm bảo tính chính xác, đồng bộ và minh bạch thông tin trên hóa đơn điện tử đối với mọi đối tượng tham gia giao dịch.

Cơ quan thuế chủ động cập nhật thông tin – Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thay đổi

Điều chỉnh hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới

Một điểm đáng lưu ý và mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi địa bàn hành chính là việc cơ quan thuế sẽ chủ động thực hiện việc cập nhật thông tin địa chỉ của người nộp thuế. Theo khẳng định từ Cục Thuế, toàn bộ dữ liệu đăng ký thuế liên quan đến địa chỉ sẽ được tự động điều chỉnh trên hệ thống ứng dụng ngành thuế, căn cứ vào quyết định thành lập đơn vị hành chính mới của cơ quan có thẩm quyền. Điều này đồng nghĩa với việc người nộp thuế không cần thực hiện bất kỳ thủ tục hành chính nào để cập nhật địa chỉ với cơ quan thuế.

Sau khi được cập nhật, thông tin địa chỉ mới theo địa bàn hành chính 2 cấp sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các ứng dụng quản lý thuế, đảm bảo sự nhất quán và chính xác trong dữ liệu. Đồng thời, các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng sẽ tự động cập nhật thông tin này lên hệ thống phần mềm, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất hóa đơn một cách trơn tru, không bị gián đoạn.

Việc cơ quan thuế chủ động cập nhật và đồng bộ dữ liệu không chỉ thể hiện nỗ lực trong tiến trình số hóa và tự động hóa quản lý thuế, mà còn góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nắm chắc các hướng dẫn này sẽ đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, đồng thời duy trì sự thông suốt trong hoạt động giao dịch và phát hành hóa đơn điện tử - yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số và xây dựng nền kinh tế minh bạch, hiệu quả.

Mong muốn hỗ trợ các hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, iHOADON là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể – đặc biệt là các trung tâm, lớp dạy thêm. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ kế toán chuyên sâu, iHOADON hỗ trợ:

✅ Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

✅ Gửi hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng thông qua email

✅ Đa dạng các loại báo cáo thống kê, dễ dàng đối chiếu quản lý hóa đơn

✅ Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, thuận tiện tra cứu khi cần

✅ Đảm bảo an toàn, bảo mật

Đăng ký tư vấn hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY