Tìm hiểu về giấy xác nhận thu nhập quyết toán thuế TNCN

Hiện nay, việc xác nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công hay các khoản tiền khác giúp thẩm định năng lực tài chính của cá nhân trong nhiều trường hợp khác nhau. Vậy giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN là gì? Pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc quyết toán thuế TNCN. Mời các bạn cùng iHOADON tìm hiểu bài viết dưới đây.

Giấy xác nhận thu nhập là gì?

1. Giấy xác nhận thu nhập là gì?

Giấy xác nhận TNCN hay còn được gọi là giấy xác nhận lương, giấy xác nhận công việc  được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau như xin visa, vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng, quyết toán thuế TNCN…

Để được cấp giấy xác nhận thu nhập hoặc thư xác nhận TNCN, cá nhân cần làm đơn xin xác nhận thu nhập gửi đến đơn vị/cơ quan/tổ chức xác nhận thu nhập (nơi làm việc, công tác).

2. Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân tiến hành việc kê khai thuế trong một năm tính thuế về các vấn đề số thuế phải nộp thêm, hoàn trả thuế đã nộp thừa và bù trừ thuế vào những kỳ tiếp theo. Nếu không thực hiện nghĩa vụ này, cá nhân có thể vướng phải những vướng mắc sau:

• Đối với cá nhân nộp thêm thuế, không thực hiện kê khai thuế đúng thời hạn sẽ bị xử phạt hành chính nếu bị cơ quan thuế phát hiện.
• Đối với cá nhân nộp thừa, không thực hiện kê khai thuế đúng thời hạn không được hoàn trả lại số thuế đã nộp thừa và không được áp dụng chế độ bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

3. Đối tượng quyết toán thuế TNCN

3.1. Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên, không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán phải trực tiếp khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Nếu có số thuế nộp thêm hoặc nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Nếu trong năm dương lịch, cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên thì kỳ tính thuế đầu tiên được xác định là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.

Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam trước khi xuất cảnh khai quyết toán thuế với cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế. Trường hợp tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác nhận ủy quyền quyết toán phải chịu trách nhiệm về thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa được hoàn trả của cá nhân.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ thuế trong năm thì phải quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Nếu có thuế phải nộp thêm hoặc thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mà phải trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

Đối tượng quyết toán thuế TNCN

3.2. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải khai quyết toán thuế TNCN và quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân có ủy quyền.

Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức và số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ ít hơn 50.000 đồng thuộc diện miễn thuế thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn kê khai thông tin cá nhân được trả thu nhập tại hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức và không tổng hợp số thuế phải nộp thêm của các cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán ít hơn 50.000 đồng. Tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế TNCN trước khi Nghị định 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực thì không xử lý hồi tố.

Nếu cá nhân là NLĐ được điều chuyển đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình hoặc tổ chức cũ và tổ chức của cùng một hệ thống thì tổ chức mới quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân đối với thu nhập do tổ chức cũ chi trả và tổ chức trả thu nhập mới thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức trả thu nhập cũ đã cấp cho NLĐ (nếu có).

Nếu tổ chức, cá nhân trả thu nhập giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp thì khai quyết toán thuế TNCN đến thời điểm doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại.

Nếu chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế TNCN đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm.

3.3. Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Theo đó:

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Nếu cá nhân là NLĐ được điều chuyển đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới cùng một hệ thống thì cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp làm việc không đủ 12 tháng trong năm dương lịch và có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Sau khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân. Trường hợp cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế là: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc và ghi nội dung nêu trên vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.

4. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Thời hạn muộn nhất nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo. 

Như vậy, với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là ngày 04/05/2022. Trường hợp có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

5. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online

Bước 1: Truy cập vào website Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 

Nếu cá nhân chưa đăng ký tài khoản thì cần phải đăng ký tài khoản để có thể đăng nhập được vào hệ thống

Truy cập vào website cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 2: Đăng nhập hệ thống để nộp thuế cá nhân

Tiến hành đăng nhập hệ thống

Sau khi đã có tài khoản, chọn “Đăng nhập”, điền các thông tin như yêu cầu bao gồm gồm “Mã số thuế và “Mã kiểm tra”. Sau đó chọn “tiếp tục”

Tại trang đăng nhập, bạn điền đầy đủ các trường thông tin gồm:

+ Mã số thuế

+ Ngày cấp mã số thuế

+ Cơ quan thuế  tỉnh/Thành phố

+ Cơ quan quản lý thuế

Sau đi điền đầy đủ các thông tin, chọn “tiếp tục”

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” =>>> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”

Tiến hành kê khai thuế trực tuyến

Hệ thống sẽ gửi về bảng chọn thông tin tờ khai. Tiếp tục điền đầy đủ vào các trường thông tin theo yêu cầu gồm:

+ Tên người gửi*: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký ban đầu

+ Địa chỉ liên hệ*: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký ban đầu.

+ Điện thoại liên lạc*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế.

+ Địa chỉ email*: Tự động theo thông tin đăng ký thuế.

+ Chọn tờ khai: Lựa chọn tờ khai phù hợp với trường hợp của mình

+ Cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký

+ Chi cục Thuế: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký.

+ Loại tờ khai: Tùy trường hợp bạn có thể chọn tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.

+ Năm kê khai: Hệ thống điền tự động theo thông tin đăng ký (có thể sửa).

Lưu ý (*) là trường thông tin bắt buộc phải điền.

Tại mục chọn tờ khai, trong trường hợp bạn tự quyết toán thuế TNCN bạn sẽ chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN ( Thông tư 80/2021/TT-BTC)

Lựa chọn quyết toán thuế

Tích chọn vào ô tương ứng với trường hợp quyết toán thuế của mình theo một trong 3 trường hợp sau:

Lựa chọn trường hợp đúng với mình

+ Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nguồn từ nước ngoài. Tiếp theo lựa chọn cơ quan thuế đã kê khai trực tiếp trong năm tại ô “ Cục Thuế”.

+ Trường hợp 2: Người nộp thuế trực tiếp khai thuế trong năm có từ 02 nguồn trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp trong năm, vừa có thu nhập do tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ.

+ Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập. Sau đó khai thông tin về việc thay đổi nơi làm việc.

Bạn chọn “Quyết toán theo năm dương lịch”. Loại tờ khai: Bạn chọn “Tờ khai chính thức”

Sau đó nhấn “Tiếp tục”.

Bước 4: Điền nội dung kê khai trực tuyến

Điền nội dung kê khai trực tuyến

Kê khai chính xác các thông tin theo mẫu. Sau đó nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Chọn kết xuất XML

Bạn nhấn chọn “kết xuất XML” để tải file tờ khai sau khi đã điền đầy đủ thông tin về máy.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”

Chọn “Nộp tờ khai” sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác thực. Sau đó chọn “Tiếp tục”. Hệ thống sẽ có thông báo sau khi bạn nộp tờ khai thành công.

Bước 7: In tờ khai

Tại bước chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML. Người nộp thuế in tờ khai và ký tên để nộp cho cơ quan thuế.

Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế tại bộ phận 1 cửa

Người nộp thuế cần mang theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, tờ khai thuế vừa in (có chữ ký) đến nộp tại bộ phận một cửa

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc của iHOADON về các nội dung liên quan đến giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN. Hy vọng những thông tin được chia sẻ này sẽ hữu ích với các bạn.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

SenNTH