Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

24/11/2021 11:46:29

Để thuận tiện cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử iHOADON thực hiện chuyển đổi mẫu hoá đơn mới theo Thông tư 78 của Bộ tài chính ban hành ngày 17/08/2021, Công ty EFY Việt Nam xin hướng dẫn quy trình chuyển đổi sang hoá đơn điện tử áp dụng theo Thông tư 78 trên phần mềm hoá đơn điện tử iHOADON để quý doanh nghiệp nắm được như sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi đăng nhập phần mềm, hệ thống bật ra thông báo hướng dẫn khách hàng chuyển đổi sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78 theo hướng dẫn dưới đây:

- Để nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, khách hàng nhấn “Bắt đầu chuyển đổi”

Hệ thống sẽ mở đến giao diện Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Nghị định 123).

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

Trên màn hình tờ khai, doanh nghiệp điền đầy đủ các thông tin còn thiếu cho tờ khai:

- Chọn đăng ký mới nếu để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo TT78

(Chỉ chọn "Thay đổi thông tin" trong trường hợp tờ khai của đơn vị đã được Cơ quan thuế chấp nhận nhưng có nội dung cần sửa trên trờ khai)

- Đơn vị kiểm tra lại các thông tin và bổ sung các thông tin còn thiếu hoặc chưa đúng

- Tại trường thông tin Email: Đơn vị cần nhập chính xác địa chỉ email, để nhận kết quả đăng ký tờ khai được trả về từ cơ quan thuế qua email này.

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

- Tại trường thông tin “Hình thức hoá đơn”, doanh nghiệp chọn đúng hình thức hoá đơn sẽ phát hành: Hoá đơn có mã của Cơ quan thuế hoặc Hoá đơn không mã của CQT.

- Về “Phương thức truyền dữ liệu hoá đơn lên cơ quan thuế” chọn:

+ “Chuyển đầy đủ nội dung từng hoá đơn”: nếu muốn hệ thống tự động đồng bộ lên cơ quan thuế ngay sau khi xuất và ký số hoá đơn.

+ "Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn”:doanh nghiệp muốn tự lập bảng kê danh sách hoá đơn để gửi lên cơ quan thuế

- Tại trường thông tin "Các loại hoá đơn sử dụng": Chọn loại hoá đơn doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu loại hoá đơn đơn vị sử dụng không có trong danh sách thì chọn “Các loại hoá đơn khác”

- Người dùng kích chọn mục “Chọn chứng thư số” và chọn loại thiết bị ký số mà đơn vị sẽ sử dụng để ký hoá đơn điện tử. Lúc này thông tin về chứng thư số sẽ hiển thị trên bảng thông tin.

- Trường hợp nếu doanh nghiệp uỷ nhiệm cho công ty khác lập hoá đơn, bạn tích chọn “Đăng ký uỷ nhiệm lập hoá đơn” bạn nhập thêm thông tin chi tiết vào bảng

- Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, doanh nghiệp chọn mục “Nộp tờ khai cho cơ quan thuế” hệ thống sẽ tự động gửi tờ khai tới hệ thống của CQT

Lưu ý:

- Sau khi nộp tờ khai lên cơ quan thuế, trong vòng 1 ngày CQT sẽ thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký tờ khai của doanh nghiệp về địa chỉ email đã đăng ký.

- Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của CQT. Đơn vị không xuất hóa đơn hình thức cũ nữa (Hóa đơn TT32 hoặc hóa đơn giấy) và bắt đầu xuất hóa đơn điện tử theo TT78.

- Khi gia hạn, thay đổi CKS đơn vị phải thông báo với CQT bằng cách khai báo tại tờ khai thay đổi thông tin đăng ký theo mẫu đã được chúng tôi Cập nhật sẵn trên phần mềm.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hoá đơn

1. Đối với khách hàng mới sử dụng EFY-iHOADON

Hệ thống đã có sẵn các mẫu hóa đơn miễn phí, được chuẩn hóa theo quy định.

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

- Tích chọn mẫu hóa đơn phù hợp nhất mà đơn vị sẽ sử dụng.

Hệ thống sẽ hiển thị mẫu hoá đơn như hình dưới:

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

- Đơn vị thiết lập mẫu số, ký hiệu, logo và các thông tin khác trên mẫu hoá đơn => Bấm "Ghi" để lưu lại mẫu hoá đơn

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

Sau khi tạo mẫu hóa đơn thành công, NNT sẽ nhận được thông báo và có thể xem lại các mẫu hóa đơn đã tạo.

2. Đối với khách hàng đang sử dụng EFY-iHOADON

- Đối với khách hàng đang sử dụng hoá đơn điện tử EFY-iHOADON, hệ thống tự convert mẫu đơn vị đang sử dụng để chuẩn hóa theo thông tư 78

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

- Chọn mẫu hoá đơn sẽ sử dụng để chuyển đổi sang theo Thông tư 78

- Nhấn "Tạo mẫu" để tạo mẫu hoá đơn

Hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON

Lưu ý:

- Ký hiệu và mẫu số tự động tham chiếu theo quy định. Số hóa đơn tối đa 8 chữ số bắt đầu từ số 1 đến số 99.999.999. Sang năm bắt đầu lại từ 1. Thay đổi này đã được cập nhật trên mẫu hóa đơn mới nhất của EFY Việt Nam.

- Theo thông tư 32, khi Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Tuy nhiên, tại thông tư 78, NTT chỉ cần Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Bước 3: Hủy các hóa đơn cũ còn tồn chưa sử dụng

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT được CQT chấp nhận, Doanh nghiệp sẽ bắt đầu xuất hóa đơn theo TT78, và làm thủ tục hủy các hóa đơn cũ còn tồn đơn vị chưa sử dụng (đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử TT78 ngay sau khi CQT chấp nhận mà không cần chờ làm thủ tục hủy hóa đơn cũ)

Đối với trường hợp đơn vị lần đầu sử dụng hoá đơn điện tử hoặc đơn vị đã sử dụng hết hoá đơn điện tử theo thông tư 32, đơn vị không có hoá đơn cần huỷ,

=> Xem thêm hướng dẫn Huỷ hoá đơn còn tồn chưa sử dụng TẠI ĐÂY

Trên đây là các bước hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử từ Thông tư 32 sang Thông tư 78 trên PM EFY-iHOADON. Các đơn vị thực hiện theo các bước trên để nhanh chóng chuyển đổi và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định mới.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY