Hướng dẫn lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn sai sót trên iHOADON

Giải pháp hoá đơn điện tử iHOADON hỗ trợ người dùng đầy đủ chức năng khi xử lý hoá đơn sai sót đã kê khai thuế, lập biên bản điều chỉnh hoá đơn. Vậy kế toán doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý gì khi xử lý những hoá đơn sai sót và thao tác trên phần mềm iHOADON thế nào?

Khi nào cần lập biên bản điều hóa đơn điện tử?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng khi xuất hóa đơn với thông tin bị sai lệch sẽ dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Theo Khoản 2, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.”

Như vậy, khi người bán và người mua đã kê khai Thuế cho hoá đơn sai sót, thì người bán cần lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn cùng Hoá đơn điều chỉnh gửi cho bên mua, đồng thời bên mua bắt buộc ký xác nhận trên biên bản điều chỉnh.

Các nội dung khi lập biên bản điều chỉnh HĐĐT sai sót.

Căn cứ tại Khoản 2, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin sau:

• Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
• Người đại diện hai bên (thường là người đại diện pháp luật) ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu là biên bản giấy. Trường hợp sử dụng biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử thì phải có ký điện tử giữa hai bên.
• Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày...tháng, ký hiệu ….; xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh cụ thể…

Mẫu biên bản điều chỉnh HĐĐT sai xót được xuất ra trên PM EFY-iHOADON

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm EFY-iHOADON

Phần mềm Hoá đơn điện tử iHOADON do EFY Việt Nam cung cấp hỗ trợ đầy đủ các chức năng xử lý hoá đơn như điều chỉnh, thay thể, huỷ, xoá bỏ. Để thực hiện điều chỉnh thông tin hoá đơn sai sót, kế toán cần lưu ý sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng. Hai bên có thể lựa chọn hình thức Biên bản ký điện tử sử dụng chữ ký số điện tử của hai bên, hoặc Biên bản điều chỉnh giấy có ký đóng dấu đầy đủ theo đúng quy định pháp luật.
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh trên EFY-iHOADON

Bước 1: Tại màn hình chức năng Xử lý hoá đơn, tích chọn hóa đơn sai sót, chọn Điều chỉnh. Đơn vị có thể tìm kiếm hoá đơn bằng chức năng tra cứu theo thông tin kỳ xuất, tìm kiếm theo thông tin chung số hoá đơn, mã số thuế...

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót

Bước 2: Sau khi ấn điều chỉnh hóa đơn, phần mềm sẽ hiện ra giao diện lập hóa đơn, tại lưới lập hóa đơn các đơn vị thưc hiện điền các thông tin bắt buộc có đánh dấu * đỏ gồm:

• Hình thức điều chỉnh: lựa chọn 1 trong 4 hình thức điều chỉnh: điêu chỉnh tăng, điều chinh giảm, điều chỉnh không thay đổi tiền và điều chỉnh khác.
• Loại điều chỉnh
• Hình thức thanh toán,
• Thông tin biên bản thỏa thuận điều chỉnh giữa 2 bên và ngày văn bản

• Nội dung mới của hoá đơn điều chỉnh: Khi sử dụng chức năng Điều chỉnh hoá đơn điện tử, phần mềm tự động hiển thị nội dung thông tin của hoá đơn cũ. Người dùng chỉ cần bổ sung/sửa lại nội dung bị sai sót tương ứng.

Phần mềm iHOADON tự động sinh dữ liệu bổ sung hỗ trợ người dùng theo đúng ngữ cảnh phù hợp.

Bước 3: Đơn vị có thể lấy mẫu Biên bản điều chỉnh trực tiếp tại phần mềm để sử dụng hoặc sử dụng mẫu riêng. Trường hợp hai bên muốn sử dụng Biên bản ký điện tử thì file Biên bản sẽ được đính kèm vào phần Mở rộng, được ký số và gửi kèm hoá đơn điều chỉnh cho bên mua.

Bước 4: Thực hiện xem hóa đơn trước khi xuất, trên hóa đơn sẽ có thêm dòng ghi chú: “ Hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn số…ký hiệu…ngày…”. Nội dung điều chỉnh được sinh tự động cụ thể, rõ ràng.

Bước 5: Sau khi hoàn tất kiểm tra trước hóa đơn ở bước 4, nếu không cần chỉnh sửa gì thêm đơn vị tiến hành ấn Xuất hóa đơn điều chỉnh.

Bước 6: Kiểm tra hoá đơn đã xuất, Biên bản điều chỉnh đính kèm và gửi cho khách hàng

Hóa đơn xuất xong được coi là hợp lệ nếu có đầy đủ ký số của người bán và mã tra cứu hóa đơn để khách hàng thực hiện tra cứu hóa đơn.

Bước 7: Tra cứu biên bản điều chỉnh hoá đơn sau khi được ký xác nhận điện tử từ bên mua.

Giải pháp hoá đơn điện tử iHOADON hỗ trợ tối ưu chức năng cho người dùng để đảm bảo ngay cả những kế toán mới cũng thao tác chính xác, đơn giản và đúng quy định pháp luật. Để được tư vấn cụ thể hơn về hoá đơn điện tử và phần mềm iHOADON, vui lòng liên hệ với EFY Việt Nam tại đây.

Trên giao diện hiển thị trạng thái hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh.

( Mẫu hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm EFY-iHOADON)

⃰ Chú ý:

- Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

- Trường hợp bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

-Ngoài ra, theo điểm b khoản 7 Điều 3Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính. Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách để thực hiện đều được.

Phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON của EFY Việt Nam đáp ứng như cầu xử lý nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thôn tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC .
Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp  cùng với những tính năn ưu việt của sản phẩm, phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON của EFY chính là trợ thủ đắc lực của kế toán giúp việc xử lý hóa đơn trở nên dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng chỉ bằng vài click chuột, giúp giảm thiếu công việc cho kế toán, tăng hiệu quả công việc.

HanhPTT

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY

✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử

✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí: 

- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142/ Ms Yên 0914 975 209

- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899 

iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử